Процедура за дребни пари

Фондирайте дребни пари

Когато паричните средства се добавят към паричен фонд, основната концепция е да се замени сумата на всички парични средства, които преди това са били изплатени от фонда. Това включва обобщаване на всички извършени плащания и връщане на парични средства във фонда за тази сума. Процедурата за финансиране с дребни пари е описана по-долу:

  1. Попълнете формуляр за помирение . Попълнете формуляр за съгласуване на дребни пари, в който попечителят на дребните пари изброява останалите налични пари в брой, издадените ваучери, както и евентуално надвишаване или непълнолетни лица. Информацията за ваучера може да идва от книгата за дребни каси. Счетоводител преглежда и одобрява формуляра и изпраща копие на задължения към персонала, заедно с всички ваучери, посочени във формуляра. Попечителят на дребни пари задържа копие.

  2. Вземете пари в брой . Разплащателният персонал създава чек, издаден на касата в размер, необходим за финансиране на дребни пари до посочения лимит. Касиерът депозира чека и преобразува средствата в брой. Задълженият персонал препраща формуляра за съгласуване на дребните парични средства към счетоводителя на главната книга.

  3. Добавете пари в касата за дребни пари . Касиерът дава паричните средства на попечителя на дребните пари, който ги включва във фонда за дребни пари. Ако има книга за дребни каси, попечителят въвежда сумата на получените пари в книгата и актуализира текущата сума на наличните пари.

  4. Записвайте ваучери в главната книга . Счетоводителят на главната книга записва сумите на ваучерите, изброени във формуляра за съвместяване на дребни пари, като разход в главната книга и след това подава формуляра и приложените ваучери.

Изплатете дребни пари

Процедурата по изплащане на дребни парични средства е предназначена да осигури достатъчно документация за всеки разход, както и доказателство, че средствата са действително изплатени. Процедурата по изплащане на дребни пари е описана по-долу:

  1. Екранни заявки за изплащане . Изплащайте средства само за незначителни бизнес разходи.

  2. Отключете дребни пари . Ако искането за изплащане попада в насоките за изплащане на дребни пари, отключете контейнера, в който се съхраняват дребните пари. От съображения за сигурност, касата за дребни пари трябва да бъде заключена по всяко време, когато не се използва.

  3. Пълен ваучер . Възстановеното лице попълва ваучер за възстановяване. Този ваучер трябва да съдържа изплатената сума, вида на разходите, датата и лицето, на което са платени дребните пари. Ако има разписка, за която лицето се възстановява, прикрепете я към ваучера. Тази стъпка е необходима за проследяване на направените видове разходи, които след това могат да бъдат начислени по различни сметки за разходи.

  4. Изплащайте пари в брой . Пребройте изплатените пари и накарайте получателя също да ги преброи, за да проверите изплатената сума. След това получателят на пари трябва да подпише ваучера; това предоставя доказателство, че попечителят не е попълнил ваучера и просто е сложил в джоба съответната сума в брой. Съхранявайте всички попълнени ваучери в касата за дребни пари.

  5. Актуализиране на книгата с дребни пари (по избор) . Когато се попълни ваучер, попечителят трябва незабавно да актуализира книжката на дребните каси, като добави сумата, вида и датата на разходите и актуализира текущото касово салдо. Тази информация може да се поддържа и в електронна електронна таблица.