Процедура за събиране

Персоналът на колекциите може да се справи с огромен брой просрочени фактури. Ако е така, мениджърът на инкасо се нуждае от процедура за взаимодействие с клиентите по стандартизиран начин за разрешаване на проблеми с плащанията. Подробната процедура за събиране е посочена по-долу. Потокът от процеси, отбелязан тук, само обикновено представлява етапите на взаимодействие с клиент. Тези стъпки могат да бъдат разбъркани, допълнени или премахнати в зависимост от състоянието на плащане на всяка фактура. Стъпките са:

  1. Присвояване на просрочени фактури (по избор) . Когато дадена фактура стане просрочена за плащане, я назначете на служител по събиране на вземания.

  2. Проверете разрешените удръжки (по избор) . Клиентът може да изпрати формуляр с подробно заявление за приспадане съгласно маркетинговия план на компанията. Ако е така, проверете претенцията с маркетинговия мениджър и я съпоставете с удръжките, взети от клиента. Ако приспадането може да бъде проследено до разрешеното приспадане, изпратете формуляр за одобрение на кредитна известие, за да компенсирате сумата на приспадането.

  3. Издавайте зашеметяващи писма . Използвайте счетоводния софтуер, за да отпечатвате зашеметяващи писма на фиксирани интервали, като всяко едно посочва просрочени фактури на клиентите. Прегледайте писмата и извлечете всички, за които други дейности по събиране вече са в ход. Изпратете по пощата или изпратете по имейл останалите писмени писма до клиентите

  4. Инициирайте директен контакт . Ако все още има просрочени фактури, обадете се на клиентите, за да обсъдите причините за липсата на плащане. След всяко обаждане записвайте подробностите за разговора, включително датата, лицето, с което се е свързал, причините за забавяне на плащането и обещанията за плащане.

  5. Споразумение за плащане (по избор) . Ако е необходимо да приемете по-дълъг период на плащане, документирайте условията на плащанията, които трябва да бъдат извършени, както и всички лихви, които трябва да бъдат платени, и всички лични гаранции за плащане.

  6. Коригирайте кредитния лимит (по избор) . В този момент персоналът по събиране трябва да разполага с достатъчно информация за финансовото състояние на клиент, за да препоръча на кредитния персонал, ако е необходимо намаляване или прекратяване на кредитния лимит на клиента. Кредитният персонал е отговорен за промяната на кредитния лимит - персоналът по събиране предоставя само информация.

  7. Наблюдавайте плащанията по споразумения за сетълмент (по избор) . Ако има специални планове за плащане, сравнете датите на планираните плащания с датите, на които действително са получени плащанията, и се свържете с клиентите веднага щом се окаже, че ще пропуснат планирана дата на плащане. Това ниво на мониторинг се изисква, за да се предотврати забавянето на плащанията от страна на клиентите.

  8. Обърнете се към агенцията за събиране . След като бъдат опитани всички други техники за вътрешно събиране, прехвърлете фактурите към агенция за събиране. В този момент клиентът със сигурност трябва да бъде включен в списъка за задържане на кредит.

  9. Съдете клиента (по избор) . Ако всички други алтернативи са неуспешни, срещнете се с юридическия персонал на компанията, за да определите дали компанията има достатъчно дела срещу клиент, за да спечели съдебно решение срещу него в съда. Освен това клиентът трябва да разполага с достатъчно активи, за да плати съдебно решение срещу него. Ако тези въпроси изглеждат благоприятни, упълномощете юридическия персонал да започне дело.

  10. Отпишете оставащото салдо . Ако всички техники за събиране са неуспешни, попълнете формуляр за одобрение на кредитно известие в размер на фактурата (ите), която трябва да бъде отписана.

  11. Провеждане след смъртта . Ако е имало специфичен проблем със системите на компанията, който е причинил възникване на лош дълг, свикайте среща на хората, които са най-тясно свързани с проблема, за да обсъдите решение. Възложете отговорност за елементи на действие, документирайте срещата и планирайте последващи срещи, ако е необходимо.

По-вероятно е очертаната процедура за събиране да бъде използвана от новия персонал за събиране. На по-опитния персонал трябва да бъде позволено да различава дейностите си от този списък, въз основа на техните мнения относно най-добрия начин за събиране от определени клиенти.