Получаване на доклад

Отчетът за получаване се използва за документиране на съдържанието на доставката до бизнес. Формулярът се попълва от приемащия персонал на предприятието, приемащ доставените стоки. Следната информация обикновено се включва в получаващ отчет:

  • Дата и час, в които е получена доставката
  • Име на спедиторската компания, доставила стоката
  • Име на всеки получен артикул
  • Количество на всеки получен артикул
  • Разрешителният номер на поръчката за покупка, ако е отбелязан в документацията за доставка или в кутията
  • Състояние на получените артикули. Това може да бъде отрицателен запис, където се отбелязват само повредени стоки.

Получаващият отчет може да се използва по няколко начина, включително следния:

  • Връща . Ако трябва да бъдат върнати определени стоки, получаващият отчет документира причината за връщането, като например повредени стоки.
  • Задължения . Отчетът за получаване може да се използва като доказателство за получаване в процеса на тристранно съвпадение. Този подход се използва по-често за покупки с по-големи долари.
  • Начисления . Счетоводният персонал може да използва отчети за получаване, които са завършени в края на месеца, за да натрупат разходи за фактури на доставчици, които все още не са пристигнали.

Основно копие на всеки получаващ отчет се съхранява в приемащия отдел. Копия се изпращат до други отдели, както се изисква от фирмените процедури, като например копието, изпратено до персонала на задълженията за документиране на получените стоки.

От гледна точка на контрола може да бъде полезно уникалното номериране на всеки получаващ отчет. След това може да се провери последователността от числа, за да се види дали липсват някакви получаващи отчети.