Стъпките в счетоводния процес

Счетоводният процес е три отделни вида транзакции, използвани за записване на бизнес транзакции в счетоводните регистри. След това тази информация се обобщава във финансови отчети. Видовете транзакции са:

  1. Първият тип транзакция е да се гарантира, че обратните записи от предходния период всъщност са били обърнати.

  2. Втората група се състои от стъпките, необходими за записване на отделни бизнес операции в счетоводните регистри.

  3. Третата група е обработката в края на периода, необходима за приключване на счетоводните книги и изготвяне на финансови отчети.

Ще разгледаме тези три части от счетоводния процес по-долу.

Начало на обработката на периода

Уверете се, че всички транзакции, обозначени като обратни записи в предходни периоди, са били действително сторнирани. Това гарантира, че транзакциите не се записват два пъти през текущия период. Тези транзакции обикновено са маркирани като сторниращи записи в счетоводния софтуер, така че сторнирането трябва да бъде автоматично. Независимо от това, прегледайте сметките в началото на периода, за да проверите сторнирането. Ако не е зададен флаг за обръщане, запис трябва да се обърне ръчно, като се използва нов запис в дневника.

Индивидуални транзакции

Стъпките, необходими за отделни транзакции в счетоводния процес, са:

  1. Идентифицирайте транзакцията . Първо определете какъв вид транзакция може да бъде. Примерите са закупуване на стоки от доставчици, продажба на продукти на клиенти, заплащане на служители и записване на получаването на пари в брой от клиентите.

  2. Подгответе документ . Често има бизнес документ, който трябва да бъде изготвен или признат за иницииране на транзакцията, например фактура до клиент или фактура от доставчик.

  3. Идентифицирайте акаунти . Всяка бизнес транзакция се записва в сметка в счетоводната база данни, като например приходи, разходи, активи, пасиви или собствена сметка на акционерите. Определете кои сметки трябва да се използват за записване на транзакцията.

  4. Запишете транзакцията . Въведете транзакцията в счетоводната система. Това се прави или с вписване в дневник, или с он-лайн стандартен формуляр за транзакция (такъв, който се използва за записване на парични постъпления срещу открити вземания). В последния случай транзакцията формира информация за запис в предварително определен набор от сметки (които могат да бъдат заменени).

Тези четири стъпки са част от счетоводния процес, използван за записване на отделни стопански операции в счетоводните регистри.

Обработка в края на периода

Останалите стъпки в счетоводния процес се използват за обобщаване на цялата информация, създадена в предходните стъпки, и представянето й под формата на финансови отчети. Стъпките са:

  1. Изгответе пробен баланс . Пробното салдо е списък на крайните салда във всяка сметка. Общата сума на всички дебити в пробния баланс трябва да се равнява на сумата на всички кредити; ако не, е имало грешка при въвеждането на оригиналните транзакции, които трябва да бъдат проучени и коригирани.

  2. Регулирайте пробния баланс . Може да се наложи коригиране на пробния баланс, или за коригиране на грешки, или за създаване на квоти от различен вид, или за натрупване на приходи или разходи за периода.

  3. Пригответе коригиран пробен баланс . Това е първоначалният пробен баланс, плюс или минус всички корекции, направени впоследствие.

  4. Изгответе финансови отчети . Създайте финансовите отчети от коригирания пробен баланс. Активите, пасивите и дяловите позиции на собствения капитал на акционерите формират баланса, докато редовите позиции на приходите формират отчета за приходите и разходите.

  5. Затворете периода . Това включва преместване на салдата в сметките за приходи и разходи в сметката за неразпределена печалба, оставяйки ги празни и готови за получаване на транзакции за следващия счетоводен период.

  6. Подгответе пробен баланс след затваряне . Тази версия на пробното салдо трябва да има нулеви салда по всички сметки за приходи и разходи.

В действителност всеки счетоводен софтуерен пакет автоматично ще създаде всички версии на пробния баланс и финансовите отчети, така че действителните стъпки в счетоводния процес могат да бъдат значително намалени. Вместо това стъпките, използвани в компютъризирана среда, вероятно ще бъдат:

  1. Изгответе финансови отчети . Тази информация се компилира автоматично от главната книга от счетоводния софтуер.

  2. Затворете периода . Счетоводният персонал затваря току-що приключилия счетоводен период и отваря новия счетоводен период. По този начин се предотвратява неволно въвеждане на транзакции от текущия период в предходния отчетен период. В мултидивизионна компания може да се наложи да завършите тази крайна стъпка в софтуера за всяко дъщерно дружество.

Подобни условия

Счетоводният процес е известен още като счетоводен цикъл.