Контролен списък за вътрешен контрол

Контролният списък за вътрешен контрол има за цел да даде на организацията инструмент за оценка на състоянието на нейната система за вътрешен контрол. Чрез периодично сравняване на контролния списък с действителните системи, може да се открият разбивки на контрола, които трябва да бъдат отстранени. Когато се следва редовно, контролен списък има следните предимства:

  • По-малко са одиторските коментари относно слабостите на вътрешния контрол

  • Ръководството може да получи увереност, че отчетените финансови резултати са точни

  • Съществува намален риск от загуби на активи поради измама

  • По-малък е шанс организацията да не спазва приложимите регулаторни изисквания

Вътрешният контрол е система от политики, процедури, прегледи, разделяне на задълженията и други дейности, които се използват за минимизиране на риска от загуба на активи, изготвяне на точни финансови отчети и извършване на операции по ефективен и подреден начин.

Когато преминавате през контролен списък за вътрешен контрол, целта е да се открият липсващи или слаби контроли. Подобна констатация не показва автоматично наличието на контролен проблем, който изисква отстраняване. Ако има компенсиращи контроли другаде в системата, слаб контрол може да се счита за приемлив. Например, ако за подписване на чекове се използва табела с подпис, това може да се счита за слабост на контрола, с изключение на това, че се изисква официално одобрение нагоре за всяка издадена поръчка за покупка. Този компенсиращ контрол гарантира, че покупките все още се одобряват някъде в системата за покупки.

Контролният списък за вътрешен контрол може да бъде масивен и е съобразен с нуждите на отделния бизнес. Например контролите, използвани за казино (с голямо използване на пари в брой), са доста различни от контролите, използвани в компания за разработка на софтуер (която може никога да не използва пари в брой). Ето подбор на контролите, които могат да бъдат намерени в типичен бизнес:

Контролен списък за контрол на задълженията:

  • Всички фактури над 50 щ.д. се одобряват от мениджър

  • Провежда се трипосочно съвпадение на поръчката за покупка, получаването на документа и фактурата на доставчика

  • Бланковите чекове се съхраняват на заключено място

  • Последователността на контролните номера се проследява

  • Чековете се подписват ръчно

  • Фактурите се подпечатват „платени“, когато са платени

Контролен списък за контрол на фактурирането на клиенти:

  • Всички отстъпки и специални цени се потвърждават

  • Фактурите се проверяват за грешки

  • Преглеждат се ненадминати товарителници

  • Общата сума на поръчката за продажба се сравнява с общата сума на фактурата

  • Извлечения за неплатени суми се издават на клиентите

Контролен списък за контрол на заплатите:

  • Графиците за работно време са съпоставени със списък на настоящите служители

  • Часовете, посочени в разписанията, се одобряват от надзорните органи

  • Общите суми, въведени в системата за заплати, се съпоставят с общите разписания

  • Предварителният регистър на заплатите се преглежда и одобрява от ръководителя на заплатите

  • Всички чекове за заплати се разпределят ръчно на хората, посочени в чековете