Счетоводство на предплатени разходи

Определение на предплатени разходи

Предплатен разход е разход, платен за един счетоводен период, но за който основният актив няма да бъде изразходван до бъдещ период. Когато активът в крайна сметка бъде изразходван, той се начислява на разходи. Ако се консумира в продължение на няколко периода, може да има поредица от съответни разходи.

Предплатените разходи се отчитат в баланса на организацията като текущ актив, докато не бъдат изразходвани. Причината за текущото обозначаване на активите е, че повечето предплатени активи се изразходват в рамките на няколко месеца след първоначалното им отчитане. Ако има вероятност предплатените разходи да не бъдат изразходвани през следващата година, те вместо това ще бъдат класифицирани в баланса като дългосрочен актив (рядкост).

Пример за предплатен разход е застраховката, която често се плаща предварително за множество бъдещи периоди; предприятието първоначално записва тези разходи като предплатени разходи (актив) и след това ги начислява на разходи за периода на използване. Друга позиция, която често се среща в сметката за предплатени разходи, е предплатената наемна сума.

Разходите се отчитат като предплатени разходи, за да се припокрие по-тясно тяхното признаване като разходи с периодите, в които те действително са потребени. Ако даден бизнес не използва концепцията за предплатени плащания, активите им ще бъдат малко подценявани в краткосрочен план, както и печалбите им. Концепцията за предплатени плащания не се използва в касовата база, която обикновено се използва от по-малките организации.

Счетоводство за предплащане

Основното отчитане на предплатени разходи следва следните стъпки:

  1. При първоначалното записване на фактура на доставчик в счетоводната система, проверете дали артикулът отговаря на критериите на компанията за предплатени разходи (актив).

  2. Ако артикулът отговаря на критериите на компанията, заредете го по сметката за предплатени разходи. Ако не, начислете фактурираната сума в разход за текущия период.

  3. Запишете сумата на разходите в електронната таблица за съгласуване на предплатени разходи.

  4. В края на счетоводния период установете броя на периодите, през които позицията ще се амортизира, и въведете тази информация в таблицата за съгласуване. Това вписване трябва да включва праволинейната сума на амортизация, която ще бъде начислена за всеки от приложимите периоди.

  5. В края на счетоводния период създайте коригиращ запис, който амортизира предварително определената сума в най-подходящата сметка за разходи.

  6. След като всички амортизации са завършени, проверете дали общата сума в електронната таблица съвпада с общото салдо в сметката за предплатени разходи. Ако не, помирете двете и коригирайте, ако е необходимо.

Най-добрата практика е да не записвате по-малки разходи в сметката за предплатени разходи, тъй като са необходими твърде много усилия, за да ги проследите с течение на времето. Вместо това начислете тези по-малки суми в разход, както са направени. За да разширите тази концепция допълнително, помислете за начисляване на оставащите салда в разход, след като те бъдат амортизирани до определено минимално ниво. И двете действия трябва да се ръководят от официална счетоводна политика, която посочва прага, при който предплатените разходи трябва да бъдат начислени в разход.

Пример за предплатени разходи

Една компания плаща 60 000 долара авансово за застраховка „Гражданска отговорност“ за предстоящата година. Записът в дневника е: