Определение на отчета за разходите

Отчет за разходите е форма, използвана за проследяване на бизнес разходите. Най-често се попълва от служителите, за да раздели разходите, за които искат възстановяване. Квитанциите обикновено се прикачват към формуляра, ако свързаните с тях разходи надвишават определена минимална сума. Работодателят разглежда подадените заявления за точност и валидност и плаща на служителите исканите суми. След това работодателят може да отчете възстановените суми като бизнес разход, който се отчита в размера на признатата счетоводна печалба и облагаема печалба.

Отчетите за разходите също могат да се използват за детайлизиране на разходите, направени спрямо първоначалния аванс на служителите. Ако е така, работодателят все още отчита подадените суми като бизнес разход, но няма възстановяване; вместо това работодателят приспада разходите от сумата на аванса на служителя.

Отчетът за разходите може да включва редица специфични за компанията информационни полета, но обикновено изисква поне следната основна информация:

  • Дата, на която са направени разходи (съответства на датата в съответната разписка)

  • Естеството на разходите (като самолетни билети, храна или такси за паркиране)

  • Размерът на разходите (съответства на размера на съответната разписка)

  • Сметката, по която трябва да бъдат начислени разходите

  • Междинна сума за всеки вид разход

  • Изваждане за всички аванси, изплатени на служителя

  • Общата сума на исканата сума за възстановяване

Формулярът за отчет на разходите може също да включва резюме на политиката на работодателя за пътуване и развлечения, която определя кои разходи няма да бъдат възстановени от компанията (като разходи за развлечения в стаята).

Концепцията на отчета за разходите може да се отнася и до подробен списък на разходите, направени от всеки отдел на компанията за отчетния период. Тази информация се изследва, за да се види дали направените разходи са се различавали от очакванията, като в този случай ръководството може да проучи причините за тези отклонения.