Разходи, основани на дейности

Разходите, базирани на дейности (ABC), са методология за по-точно разпределяне на режийните разходи, като се приписват на дейности. След като разходите са разпределени за дейности, разходите могат да бъдат разпределени към разходните обекти, които използват тези дейности. Системата може да се използва за целенасочено намаляване на режийните разходи. ABC работи най-добре в сложна среда, където има много машини и продукти и заплетени процеси, които не е лесно да се подредят. И обратно, той е по-малко полезен в рационализирана среда, където производствените процеси са съкратени.

Процес на процеса на изчисляване на разходите, основан на дейности

Разходите, основани на дейности, се обясняват най-добре чрез преминаване през различните стъпки. Те са:

  1. Идентифицирайте разходите . Първата стъпка в ABC е да се идентифицират тези разходи, които искаме да разпределим. Това е най-критичната стъпка в целия процес, тъй като не искаме да губим време с прекалено широк обхват на проекта. Например, ако искаме да определим пълната цена на дистрибуционен канал, ще идентифицираме разходите за реклама и складиране, свързани с този канал, но ще игнорираме разходите за изследвания, тъй като те са свързани с продукти, а не с канали.

  2. Заредете пулове от вторични разходи . Създайте пулове от разходи за тези разходи, направени за предоставяне на услуги на други части на компанията, вместо директно да поддържате продукти или услуги на компанията. Съдържанието на вторичните пулове разходи обикновено включва компютърни услуги и административни заплати и подобни разходи. По-късно тези разходи се разпределят към други групи от разходи, които са по-пряко свързани с продукти и услуги. В зависимост от естеството на разходите и начина, по който те ще бъдат разпределени, може да има няколко от тези пулове вторични разходи.

  3. Заредете пулове за първични разходи . Създайте набор от групи от разходи за тези разходи, които са по-тясно свързани с производството на стоки или услуги. Много е обичайно да има отделни пулове от разходи за всяка продуктова линия, тъй като разходите обикновено се появяват на това ниво. Такива разходи могат да включват изследвания и разработки, реклама, обществени поръчки и разпространение. По същия начин може да помислите за създаване на пулове от разходи за всеки канал за разпространение или за всяко съоръжение. Ако производствените партиди са с много различна дължина, тогава помислете за създаване на пулове от разходи на ниво партида, така че да можете адекватно да разпределите разходите въз основа на размера на партидата.

  4. Измерете двигателите на активността . Използвайте система за събиране на данни, за да събирате информация за двигателите на дейностите, които се използват за разпределяне на разходите в пулове на вторични разходи към пулове на първични разходи, както и за разпределяне на разходите в пулове на първични разходи по обекти на разходите. Натрупването на информация за драйвери за дейности може да бъде скъпо, затова използвайте драйвери за дейности, за които информацията вече се събира, където е възможно.

  5. Разпределете разходите във вторичните пулове в първичните пулове . Използвайте драйвери за активност, за да разпределите разходите във вторичните пулове на разходите в пуловете на първичните разходи.

  6. Начислявайте разходи за обекти с разходи . Използвайте драйвер за дейност, за да разпределите съдържанието на всеки първичен пул разходи към обекти на разходите. За всеки пул разходи ще има отделен драйвер за дейност. За да разпределите разходите, разделете общите разходи във всеки пул от разходи на общия размер на дейността в драйвера на дейността, за да установите разходите за единица дейност. След това разпределете цената за единица към обектите на разходите въз основа на тяхното използване на движещата сила на дейността.

  7. Формулирайте отчети . Преобразувайте резултатите от системата ABC в отчети за управленско потребление. Например, ако системата първоначално е проектирана да натрупва информация за режийни разходи по регион на географските продажби, тогава докладвайте за приходите, получени във всеки регион, всички преки разходи и режийните разходи, получени от системата ABC. Това дава на ръководството пълен преглед на разходите за резултатите, генерирани от всеки регион.

  8. Действайте върху информацията . Най-честата управленска реакция на отчет ABC е да се намали количеството двигатели на дейността, използвани от всеки обект на разходите. Това трябва да намали размера на използваните режийни разходи.

Сега стигнахме до пълно разпределение на ABC на режийните разходи към тези разходни обекти, които заслужават да бъдат начислени с режийни разходи. По този начин мениджърите могат да видят кои двигатели на дейността трябва да бъдат намалени, за да се намали съответното количество режийни разходи. Например, ако цената на една поръчка за покупка е $ 100, мениджърите могат да се съсредоточат върху оставянето на производствената система автоматично да прави поръчки за покупка или върху използването на карти за поръчки като начин да се избегнат поръчките за покупка. И двете решения водят до по-малко поръчки за покупка и следователно по-ниски разходи за отдел за покупки.

Използване на калкулиране на дейности

Основното предимство на използването на ABC система е да се определи по-точно как се използват режийните разходи. След като имате система ABC, можете да получите по-добра информация за следните проблеми:

  • Разходи за дейност . ABC е проектиран да проследява цената на дейностите, така че можете да го използвате, за да видите дали разходите за дейност съответстват на индустриалните стандарти. Ако не, ABC е отличен инструмент за обратна връзка за измерване на текущите разходи за конкретни услуги, тъй като управлението се фокусира върху намаляването на разходите.

  • Рентабилност на клиентите . Въпреки че по-голямата част от разходите, направени за отделни клиенти, са просто продуктови разходи, има и допълнителни компоненти, като необичайно високи нива на обслужване на клиентите, обработка на връщането на продукти и споразумения за съвместен маркетинг. Система ABC може да сортира тези допълнителни режийни разходи и да ви помогне да определите кои клиенти всъщност ви печелят разумна печалба. Този анализ може да доведе до отказ на някои нерентабилни клиенти или да се постави по-голям акцент върху тези клиенти, които печелят на компанията най-големите печалби.

  • Разходи за разпространение . Типичната компания използва разнообразни канали за дистрибуция, за да продава своите продукти, като дребно, интернет, дистрибутори и каталози за поръчки по пощата. По-голямата част от структурните разходи за поддържане на дистрибуционен канал са режийни, така че ако можете разумно да определите кои дистрибуционни канали използват режийни, можете да вземете решения за промяна на начина на използване на каналите за дистрибуция или дори да пуснете нерентабилни канали.

  • Правете или купувайте . ABC предоставя изчерпателна представа за всички разходи, свързани с вътрешното производство на продукт, така че да можете да видите точно кои разходи ще бъдат елиминирани, ако даден артикул е възложен на външни изпълнители, спрямо кои разходи ще останат.

  • Маржове . С правилното разпределение на режийните разходи от система ABC можете да определите маржовете на различни продукти, продуктови линии и цели дъщерни дружества. Това може да бъде доста полезно за определяне къде да се позиционират фирмените ресурси, за да се спечелят най-големи маржове.

  • Минимална цена . Ценообразуването на продуктите наистина се основава на цената, която ще понесе пазарът, но маркетинг мениджърът трябва да знае каква е цената на продукта, за да се избегне продажбата на продукт, който ще загуби фирмени пари при всяка продажба. ABC е много добър за определяне на режийните разходи, които трябва да бъдат включени в тези минимални разходи, в зависимост от обстоятелствата, при които се продават продуктите.

  • Разходи за производствено съоръжение . Обикновено е доста лесно да се разделят режийните разходи на ниво завод, така че да можете да сравнявате производствените разходи между различните съоръжения.

Ясно е, че има много ценни приложения за информацията, предоставена от ABC система. Тази информация обаче ще бъде достъпна само ако проектирате системата да предоставя конкретния набор от данни, необходими за всяко решение. Ако инсталирате обща ABC система и след това я използвате за горните решения, може да установите, че тя не предоставя информацията, от която се нуждаете. В крайна сметка дизайнът на системата се определя от анализ на разходите и ползите, за решенията, за които искате да подпомогнете, и дали цената на системата си струва ползата от получената информация.

Проблеми с разходите, базирани на дейности

Много компании инициират ABC проекти с най-добри намерения, само за да видят, че много голяма част от проектите или се провалят, или в крайна сметка изчезват. Има няколко причини за тези проблеми, които са:

  • Обем на пула разходи . Предимството на ABC системата е високото качество на информацията, която тя произвежда, но това се дължи на цената на използването на голям брой пулове разходи - и колкото повече пулове разходи има, толкова по-големи са разходите за управление на системата. За да намалите тези разходи, изпълнете текущ анализ на разходите, за да поддържате всеки пул разходи в сравнение с полезността на получената информация. По този начин трябва да се намали броят на пуловете на разходите до управляеми пропорции.

  • Време за инсталиране . Системите ABC са изключително трудни за инсталиране, като многогодишните инсталации са норма, когато една компания се опитва да я инсталира във всички продуктови линии и съоръжения. За такива всеобхватни инсталации е трудно да се поддържа високо ниво на управление и бюджетна подкрепа, тъй като месеците текат, без инсталирането да е завършено. Степента на успех е много по-висока за по-малки, по-целенасочени ABC инсталации.

  • Мулти-отделни източници на данни . Системата ABC може да изисква въвеждане на данни от множество отдели и всеки от тези отдели може да има по-големи приоритети от системата ABC. По този начин, колкото по-голям е броят на отделите, участващи в системата, толкова по-голям е рискът въвеждането на данни да се провали с времето. Този проблем може да бъде избегнат чрез проектиране на системата, за да се нуждае само от информация от най-поддържащите мениджъри.

  • Основа на проекта . Много ABC проекти са разрешени на базата на проекти, така че информацията се събира само веднъж; информацията е полезна за текущата оперативна ситуация на компанията и постепенно намалява в полезността си, тъй като оперативната структура се променя с течение на времето. По-късно ръководството може да не разреши финансиране на допълнителни ABC проекти, така че ABC има тенденция да бъде „направено“ веднъж и след това да бъде изхвърлено. За да смекчите този проблем, изградете колкото се може повече от структурата за събиране на данни ABC в съществуващата счетоводна система, така че разходите за тези проекти да бъдат намалени; при по-ниска цена е по-вероятно в бъдеще да бъдат разрешени допълнителни ABC проекти.

  • Отчитане на неизползвано време . Когато една компания иска от своите служители да докладват за времето, прекарано в различни дейности, те имат силна тенденция да гарантират, че отчетените суми са равни на 100% от времето им. Въпреки това, има много отпуснато време в работния ден на всеки, което може да включва почивки, административни срещи, игра на игри в интернет и т.н. Служителите обикновено маскират тези дейности, като разпределят повече време за други дейности. Тези завишени числа представляват неправилно разпределение на разходите в системата ABC, понякога с доста значителни суми.

  • Отделен набор от данни . Система ABC рядко може да бъде изградена, за да извлече цялата необходима информация директно от главната книга. Вместо това, тя изисква отделна база данни, която черпи информация от няколко източника, само един от които са съществуващи акаунти в главната книга. Поддържането на тази допълнителна база данни може да бъде доста трудно, тъй като тя изисква значително допълнително време за персонала, за което може да няма адекватен бюджет. Най-доброто заобикаляне е да се проектира системата, за да се изисква минималното количество допълнителна информация, различна от тази, която вече е налична в главната книга.

  • Целево използване . Ползите от ABC са най-очевидни, когато е трудно да се различи информацията за счетоводното отчитане поради наличието на множество продуктови линии, машини, използвани за производството на много продукти, множество машинни настройки и т.н. - с други думи, при сложно производство среди. Ако дадена компания не работи в такава среда, тя може да похарчи много пари за ABC инсталация, само за да установи, че получената информация не е прекалено ценна.

Широкият кръг от проблеми, отбелязани тук, трябва да даде да се разбере, че ABC има тенденция да следва неравен път в много организации, с тенденция полезността му да намалява с времето. От предложенията за смекчаване на проблемите, отбелязани тук, ключовият момент е да се изгради силно насочена ABC система, която произвежда най-критичната информация на разумна цена. Ако тази система пусне корен във вашата компания, помислете за постепенно разширяване, по време на което се разширявате допълнително само ако има ясна и очевидна полза от това. Най-лошото, което можете да направите, е да инсталирате голяма и всеобхватна ABC система, тъй като тя е скъпа, среща най-голяма устойчивост и е най-вероятно да се провали в дългосрочен план.

Подобни условия

Разходите, базирани на дейности, са известни още като abc себестойност, abc метод и abc метод за изчисляване.