Дънинг писмо

Зашеметяващо писмо е известие, изпратено до клиент, в което се посочва, че е просрочено при плащане на вземане към подателя. Писмените писма обикновено следват прогресиране от учтиви напомняния до по-строги изисквания за плащане, ако клиентът продължава да не реагира при плащане. Първите няколко писма, които се изпращат до клиент, трябва да бъдат учтиви, според теорията, че клиентът просто е пренебрегнал плащането и компанията иска да запази добрата си воля за бъдещия бизнес.

С течение на времето обаче компанията започва да променя предположенията си за по-нататъшен бизнес с клиента и така има тенденция да омаловажава сумата на репутацията на клиента, която иска да запази в полза да бъде платена сега. Независимо от тона на писмото, в него винаги се посочват дължимата сума, датата на неплатената фактура, номерът на фактурата и всички глоби за забава или лихви.

В даден момент след нормалната дата на плащане ефективността на издаването на писмени писма ще намалее, така че една компания преустановява използването им и вместо това разчита на лични контакти, адвокати и агенции за събиране.

Зашеметяващото писмо може да има различни физически форми. Първоначално това беше писмо, което може да бъде изпратено с обикновена поща, препоръчана поща или доставка през нощта, за да се предаде нарастващата неотложност на заявката, както и да се създаде запис за получаване (в случай на препоръчана поща или доставка през нощта) . Зашеметяващо писмо обаче може да бъде изпратено и като факс, имейл или дори текстово съобщение. Тези методи за електронна доставка могат да се объркат (особено факс) и може да не са толкова ефективни, колкото по-традиционния метод на хартиен носител.

Дънинг писмата често се генерират от компютър, без въвеждане на човешки въобще. Системата е конфигурирана да използва определен текст, ако плащането не е извършено в рамките на определен брой дни, и след това да използва различен текст за писма, генерирани след по-дълъг период от време без плащане. Може да бъде по-ефективно да се изпълни задачата за създаване и издаване на зашеметяващи писма на трета страна.

Персоналът на кредитния отдел може периодично да променя времето или съдържанието на тези автоматично генерирани писма, ако смята, че някои промени ще подобрят скоростта на събиране. Това може да се постигне с AB тестване, където се издават две версии на писмо за зашеметяване и се наблюдава ефективността на всяка от тях; ако една версия води до повече плащания от клиенти, тази версия се превръща в новия формат по подразбиране, който ще се използва.

Съществуват правила, регулиращи нивото на заплаха, които могат да бъдат включени в писмо за задържане, в зависимост от държавната юрисдикция, в която клиентът пребивава, така че трябва да избягвате прекалено строги писма за отблъскване.

Зашеметяващото писмо не е същото като изявлението в края на месеца. Извлечение се изпраща до всички клиенти, които имат неплатени фактури в края на месеца. Извлечението включва всички фактури, които все още не са платени, дори ако те все още не са дължими за плащане. Изявлението не се счита за тормоз, а по-скоро просто извлечение от сметка от даден момент. Въпреки това той все още се счита за инструмент за събиране, тъй като може да доведе до запитвания на клиенти за фактури, които те нямат в своите записи и които следователно не биха платили.