Кога се правят разходи?

Разходите се правят, когато се консумира ресурс. Можете да консумирате ресурс с течение на времето или чрез физическо използване на ресурс. Например бихте направили разходи:

  • Отдава се под наем с течение на времето в период на наем

  • За амортизация с течение на времето през полезния живот на дълготраен актив

  • За продукт, когато се продава

При нематериални разходи, като например канцеларски материали, се предполага, че е направен разход веднага след закупуването на тези артикули, тъй като е твърде скъпо да се следи за тях и да се записва кога артикулите действително се консумират на по-късна дата.

Не поемате непременно разходи, когато поемате задължение. Например, когато собственикът на бизнес подпише договор за наем, съгласно който неговата компания се ангажира да плаща наем за офис площи за следващите три години, бизнесът е поел задължение в крайна сметка да направи разходи. Въпреки това, той всъщност не поема разходите, докато не завърши всеки от различните периоди на наема (когато е „погълнал“ наема).

Възможно е да се направят разходи, без да има съответна фактура на доставчик или плащане на заплати за записване на събитието; това възниква, когато фактурата на доставчика все още не е пристигнала или служителят все още не е платен. В тези случаи и ако даден бизнес приключва счетоводството си в края на месеца, той трябва да натрупа разход с дневник, за да отчете разходите през месеца, през който е направен. От гледна точка на ефективността начисленията на разходи не се използват, ако направените разходи са твърде малки, за да бъдат съществени за отчетените резултати в отчета за приходите и разходите.

Натрупването на разходи също може да не бъде отчетено, ако дадено дружество използва меко затваряне на счетоводството, в който случай разходите вероятно ще бъдат направени през следващия отчетен период.