Паричната наличност и късата сметка

Сметката за пари в брой и късата сметка е сметка в главната книга. Сметката съхранява сумата, с която действителното крайно салдо в брой се различава от началното салдо на наличните пари, плюс или минус всички регистрирани касови транзакции през периода.

Основното използване на паричната наличност и късата сметка е в интензивна парична среда или в банкова среда, както и за обработка на дребни пари. В тези случаи паричните отклонения трябва да се съхраняват в една лесно достъпна сметка. След това тази информация се използва, за да се проследи защо нивата на паричните средства се различават от очакванията и да се премахнат тези ситуации чрез използване на по-добри процедури, контрол и обучение на служителите. По този начин сметката се използва като основа за детективски контрол.

Сметката в брой и късата сметка е отличен инструмент за проследяване на ситуации на измами, особено когато се проследяват на ниво подсметка за конкретни касови апарати, малки каси и т.н. Проверката на сметката на това ниво на детайлност може да покаже постоянен модел на кражба на пари на ниско ниво, по който ръководството може да действа. Например ситуациите с измами могат да бъдат проследени до хората, пряко отговорни за касов апарат или малка каса.

Сметката за парични и къси сметки е сметка за разходи и по този начин обикновено се обобщава в реда „Други разходи“ в отчета за приходите и разходите. Салдото по сметката обикновено е доста малко. По-голямото салдо в сметката е по-вероятно да предизвика разследване, докато може да не е изгодно да се разследва малък баланс.

Като пример за това как функционира сметката за парични и къси сметки, администраторът извършва ежемесечен преглед на дребна каса, която трябва да съдържа стандартно парично салдо от $ 200. Той открива, че кутията съдържа $ 45 пари в брой и $ 135 разписки, което възлиза само на $ 180. Следователно липсват $ 20 в брой. Този недостиг на парични средства се записва като дебит на паричната сметка и късата сметка (което е разход) и кредит на дребните парични средства или паричната сметка (което представлява намаляване на активите).

Като алтернатива, ако в касата за дребни каси имаше твърде много пари (наистина рядко състояние!), Вписването ще бъде обърнато, с дебит в брой и кредит в брой и къса сметка.