Какво е осчетоводяване в счетоводството?

Осчетоводяването в счетоводството е, когато салдата в подчинените книги и главния дневник се прехвърлят в главната книга. Публикуването прехвърля само общото салдо в сублиджър в главната книга, но не и отделните транзакции в сублигера. Счетоводният мениджър може да избере да се ангажира с командироване сравнително рядко, например веднъж месечно или може би толкова често, колкото веднъж на ден.

Сублиджърите се използват само когато има голям обем транзакционни дейности в определена счетоводна област, като инвентар, задължения или продажби. По този начин публикуването се отнася само за тези ситуации с по-голям обем. За ситуации с малък обем транзакции записите се правят директно в главната книга, така че няма подцикли и следователно няма нужда от осчетоводяване.

Например ABC International издава на своите клиенти 20 фактури за период от една седмица, за които общите суми в подменюто за продажби са за продажби от 300 000 долара. Контролерът на ABC създава запис за осчетоводяване, за да премести общата сума на тези продажби в главната книга с дебит от 300 000 щатски долара към сметката за вземания и кредит от 300 000 долара към сметката за приходи.

Осчетоводяването се използва и когато компанията майка поддържа отделни набори от книги за всяко от своите дъщерни дружества. В този случай счетоводните записи за всяко дъщерно дружество по същество са същите като подлигите, така че общите сметки от дъщерните дружества се осчетоводяват в тези на дружеството майка. Това може да се обработи и в отделна електронна таблица чрез процес на ръчно консолидиране.

Осчетоводяването е елиминирано в някои счетоводни системи, където не се използват под-книги. Вместо това цялата информация се съхранява директно в акаунтите, изброени в главната книга.

Когато се използва осчетоводяване, някой, който изследва информация в главната книга, трябва да "пробие" от общите сметки, публикувани в съответните сметки на главната книга, и да търси в подробните записи, изброени в съответните под-книги. Това може да доведе до значително количество допълнителна изследователска работа.

От гледна точка на затварянето на книгите осчетоводяването е една от ключовите процедурни стъпки, необходими преди създаването на финансовите отчети. В този процес трябва да бъдат направени всички коригиращи вписвания към различните под-книги и общ дневник, след което съдържанието им се осчетоводява в главната книга. На този етап е обичайно да се задава флаг за блокиране в счетоводния софтуер, така че да не могат да се правят допълнителни промени в подчинените книги и дневници за счетоводния период, който се затваря. След това се отваря достъп до вдлъбнати книги и дневници за следващия счетоводен период.

Ако осчетоводяването случайно не се случи като част от процеса на приключване, общите суми в главната книга няма да бъдат точни, нито финансовите отчети, съставени от главната книга.