Определение на изходния документ

Изходен документ е оригиналният документ, който съдържа подробности за бизнес транзакция. Документът източник улавя ключовата информация за транзакцията, като имената на участващите страни, платените суми (ако има такива), датата и същността на транзакцията. Изходните документи често се идентифицират с уникален номер, така че да могат да бъдат диференцирани в счетоводната система. Предварителното номериране на документи е особено полезно, тъй като позволява на компанията да проучи дали липсват документи.

След като информацията в изходен документ е записана в счетоводната система, изходният документ се индексира за лесен достъп и се архивира. Документите, генерирани през последната година, обикновено се съхраняват на място, като по-старите документи се съхраняват в по-евтини съоръжения за съхранение извън обекта.

Изходните документи са от решаващо значение за одиторите, които ги използват като доказателство, че регистрираните транзакции действително са се случили. Изходен документ се използва и от компаниите като доказателство при работа с техните бизнес партньори, обикновено по отношение на плащания. Примери за изходни документи са:

  • Анулирана проверка

  • Кредитно известие

  • Бланка за влог

  • Доклад за разходите

  • Фактура

  • Формуляр за заявка на материали

  • Поръчка

  • Карта на времето

  • Касова бележка

За доказателствени цели електронните изображения на изходни документи обикновено са приемливи, въпреки че в някои случаи все още може да се изисква документация на хартиен носител.

Обикновено е необходимо да се запазят изходните документи в продължение на няколко години. Службата за вътрешни приходи приписва интервали за съхранение на някои видове документи, свързани с ведомост. Ако има някакъв въпрос относно срока на съхранение на даден документ, консултирайте се с опитен адвокат.