Гъвкав бюджет

Гъвкав преглед на бюджета

Гъвкавият бюджет се адаптира към промените в реалните нива на приходите. Действителните приходи или други мерки за дейност се въвеждат в гъвкавия бюджет след приключване на счетоводен период и той генерира бюджет, който е специфичен за суровините. След това бюджетът се сравнява с действителните разходи за целите на контрола. Стъпките, необходими за изграждане на гъвкав бюджет, са:

  1. Идентифицирайте всички фиксирани разходи и ги разделете в бюджетния модел.

  2. Определете степента, в която всички променливи разходи се променят при промяна на мерките за активност.

  3. Създайте бюджетен модел, където фиксираните разходи са „кодирани твърдо“ в модела, а променливите разходи са посочени като процент от съответните мерки за дейност или като цена на единица мярка за дейност.

  4. Въведете действителните мерки за активност в модела след приключване на счетоводен период. Това актуализира променливите разходи в гъвкавия бюджет.

  5. Въведете получения гъвкав бюджет за завършения период в счетоводната система за сравнение с действителните разходи.

Този подход варира от по-често срещания статичен бюджет, който не съдържа нищо друго освен фиксирани суми, които не се различават в зависимост от реалните нива на приходите. Бюджетът спрямо действителните отчети при гъвкав бюджет обикновено води до отклонения, които са много по-подходящи от тези, генерирани при статичен бюджет, тъй като както предвидените в бюджета, така и действителните разходи се основават на една и съща мярка за дейност. Това означава, че отклоненията вероятно ще бъдат по-малки, отколкото при статичен бюджет, и също така ще бъдат силно приложими.

Може да се създаде гъвкав бюджет, който варира в степента на изтънченост. Ето няколко вариации на концепцията:

  • Основен гъвкав бюджет . Най-просто гъвкавият бюджет променя разходите, които варират директно в зависимост от приходите. Обикновено в модела е вграден процент, който се умножава по действителни приходи, за да се стигне до това какви разходи трябва да бъдат на определено ниво на приходите. В случай на себестойност на продадените стоки може да се използва цена за единица, а не процент от продажбите.

  • Междинен гъвкав бюджет . Някои разходи се различават в зависимост от други мерки за дейност, различни от приходите. Например телефонните разходи могат да варират в зависимост от промяната в броя на персонала. Ако е така, може да се интегрират тези други мерки за дейност в гъвкавия бюджетен модел.

  • Разширен гъвкав бюджет . Разходите могат да варират само в рамките на определени диапазони от приходи или други дейности; извън тези диапазони може да се прилага различен дял от разходите. Сложният гъвкав бюджет ще промени пропорциите на тези разходи, ако измерванията, на които се основават, надвишават целевите им диапазони.

Накратко, гъвкавият бюджет дава на компанията инструмент за сравняване на действителните и предвидените в бюджета резултати на много нива на дейност.

Предимства на гъвкавото бюджетиране

Гъвкавият бюджет е привлекателна концепция. Ето няколко предимства:

  • Използване в среда с променливи разходи . Гъвкавият бюджет е особено полезен в бизнеса, където разходите са тясно съобразени с нивото на бизнес активност, като например среда на дребно, където режийните разходи могат да бъдат разделени и третирани като фиксирани разходи, докато разходите за стоки са пряко свързани с приходите.

  • Измерване на производителността . Тъй като гъвкавият бюджет се преструктурира въз основа на нивата на дейност, той е добър инструмент за оценка на резултатите на мениджърите - бюджетът трябва да се приведе в тясно съответствие с очакванията на произволен брой нива на дейност.

  • Ефективност на бюджетирането . Гъвкавото бюджетиране може да се използва за по-лесно актуализиране на бюджет, за който данните за приходите или други дейности все още не са финализирани. Съгласно този подход мениджърите дават одобрението си за всички постоянни разходи, както и променливите разходи като дял от приходите или други мерки за дейност. Тогава бюджетният персонал попълва останалата част от бюджета, който преминава през формулите в гъвкавия бюджет и автоматично променя нивата на разходите.

Тези точки правят гъвкавия бюджет привлекателен модел за напреднал потребител на бюджет. Преди да решите обаче да преминете към гъвкав бюджет, помислете за следните изравнителни проблеми.

Недостатъци на гъвкавото бюджетиране

Първоначално гъвкавият бюджет изглежда отличен начин за разрешаване на много от трудностите, присъщи на статичния бюджет. Съществуват обаче и редица сериозни проблеми с него, които разглеждаме в следните точки:

  • Формулиране . Въпреки че гъвкавият бюджет е добър инструмент, може да е трудно да се формулира и администрира. Един проблем при формулирането му е, че много разходи не са напълно променливи, вместо това имат компонент с фиксирани разходи, който трябва да бъде изчислен и включен в бюджетната формула. Също така, много време може да бъде отделено за разработване на формули за разходи, което е повече време, отколкото има типичният бюджетен персонал в разгара на бюджетния процес.

  • Закъснение при затваряне . Гъвкавият бюджет не може да бъде предварително зареден в счетоводния софтуер за сравнение с финансовите отчети. Вместо това счетоводителят трябва да изчака, докато приключи финансовият отчетен период, след това да въведе приходи и други мерки за дейност в бюджетния модел, да извлече резултатите от модела и да ги зареди в счетоводния софтуер. Едва тогава е възможно да се издават финансови отчети, които съдържат бюджет спрямо действителна информация, което забавя издаването на финансови отчети.

  • Сравнение на приходите . В гъвкавия бюджет няма сравнение на бюджета с реалните приходи, тъй като двете числа са еднакви. Моделът е проектиран така, че да съобрази действителните разходи с очакваните разходи, а не да сравнява нивата на приходите. Няма начин да се подчертае дали действителните приходи са над или под очакванията.

  • Приложимост . Някои компании имат толкова малко променливи разходи от какъвто и да е вид, че няма смисъл да изграждат гъвкав бюджет. Вместо това те имат огромно количество фиксирани режийни разходи, които не се променят в отговор на всеки вид дейност. Например, помислете за уеб магазин, който изтегля софтуер на своите клиенти; за поддържане на магазина е необходима определена сума разходи и по същество няма разходи за продадени стоки, различни от таксите на кредитната карта. В тази ситуация няма смисъл да се изгражда гъвкав бюджет, тъй като той няма да се различава от статичния бюджет.

Накратко, гъвкавият бюджет изисква допълнително време за съставяне, забавя издаването на финансови отчети, не измерва отклоненията в приходите и може да не е приложим при определени бюджетни модели. Това са сериозни проблеми, които обикновено ограничават използването му.