Стъпките при изготвяне на бюджет

Много организации изготвят бюджети, които използват като метод за сравнение, когато оценяват действителните си резултати през следващата година. Процесът на изготвяне на бюджет трябва да бъде силно регламентиран и да следва определен график, така че завършеният бюджет да е готов за използване до началото на следващата фискална година. Ето основните стъпки, които трябва да следвате при изготвянето на бюджет:

  1. Актуализирайте бюджетните предположения . Прегледайте предположенията за бизнес средата на компанията, които са били използвани като основа за последния бюджет, и актуализирайте при необходимост.

  2. Преглед на тесните места . Определете нивото на капацитета на основното тесно място, което ограничава компанията да генерира по-нататъшни продажби, и дефинирайте как това ще повлияе на допълнителен ръст на приходите на компанията.

  3. Налично финансиране . Определете най-вероятния размер на финансирането, което ще бъде на разположение през бюджетния период, което може да ограничи плановете за растеж.

  4. Точки за изчисляване на стъпки . Определете дали ще бъдат направени някакви стъпкови разходи по време на вероятния обхват на бизнес дейност през предстоящия бюджетен период и определете размера на тези разходи и на какви нива на дейност те ще бъдат направени.

  5. Създайте бюджетен пакет . Копирайте основните инструкции за бюджетиране от пакета с инструкции, използван през предходната година. Актуализирайте го, като включите актуалните разходи към текущата година, направени през текущата година, и също така анулирате годишно тази информация за цялата текуща година. Добавете коментар към пакета, като посочите информация за разходите за стъпки, тесни места и очаквани ограничения за финансиране за предстоящата бюджетна година.

  6. Издайте бюджетен пакет . Издайте бюджетния пакет лично, когато е възможно, и отговорете на всички въпроси от получателите. Посочете също датата на падежа за първия проект на бюджетния пакет.

  7. Получаване на прогноза за приходите . Вземете прогнозата за приходите от мениджъра по продажбите, потвърдете я с изпълнителния директор и след това я разпределете на останалите мениджъри на отдели. Те използват информацията за приходите като основа за разработване на собствените си бюджети.

  8. Получавайте бюджети на отделите . Вземете бюджетите от всички отдели, проверете за грешки и сравнете с ограниченията за тесни места, финансиране и стъпки. Коригирайте бюджетите, ако е необходимо.

  9. Получавайте искания за капиталов бюджет . Валидирайте всички искания за капиталов бюджет и ги изпратете на ръководния екип с коментари и препоръки.

  10. Актуализирайте бюджетния модел . Въведете цялата бюджетна информация в основния бюджетен модел.

  11. Прегледайте бюджета . Срещнете се с ръководния екип за преглед на бюджета. Подчертайте възможните проблеми с ограниченията и всички ограничения, причинени от проблеми с финансирането. Обърнете внимание на всички коментари, направени от управителния екип, и изпратете тази информация обратно на създателите на бюджета, с искания за промяна на техните бюджети.

  12. Обработвайте итерации на бюджета . Проследявайте неизпълнени заявки за промяна на бюджета и актуализирайте бюджетния модел с нови итерации, когато пристигнат.

  13. Издайте бюджета . Създайте обвързана версия на бюджета и я разпространете на всички оторизирани получатели.

  14. Заредете бюджета . Заредете информацията за бюджета във финансовия софтуер, така че да можете да генерирате бюджет спрямо действителните отчети.

Броят стъпки, отбелязани тук, може да е прекомерен за по-малък бизнес, където може би само един човек участва в процеса. Ако е така, броят на стъпките може да бъде значително компресиран до точката, в която евентуално може да бъде изготвен предварителен бюджет за ден-два.