Как да идентифицирам остарелите инвентаризации

Най-простият начин за идентифициране на остарели инвентаризации без компютърна система е да се оставят етикетите за физически инвентар на всички инвентарни елементи след приключване на годишното физическо броене. Етикетите, залепени на всички предмети, използвани през следващата година, ще бъдат изхвърлени по време на употреба, като само най-старите неизползвани предмети все още са маркирани до края на годината. След това можете да обиколите склада, за да видите дали за тях трябва да се създаде резерв за остаряване. Етикетите обаче могат да паднат или да бъдат изтръгнати от инвентара, особено ако има голямо ниво на трафик в близките кошчета. Въпреки че допълнителното заснемане на лента ще намали този проблем, вероятно е с течение на времето да настъпи загуба на етикет.

Дори елементарната компютъризирана система за проследяване на инвентара вероятно ще отчете последната дата, на която определен номер на част е бил изваден от склада за производство или продажба. Ако е така, лесно е да използвате писател на отчети за извличане и сортиране на тази информация, което води до отчет, в който са изброени всички инвентаризации, като се започне с тези продукти с най-старата „последно използвана“ дата. Чрез сортирането на отчета с най-старата дата на последно използване, посочена на първо място, можете лесно да стигнете до списък за сортиране на елементи, които изискват допълнително проучване за потенциално остаряване. Този подход обаче не дава достатъчно доказателства, че даден артикул никога повече няма да бъде използван, тъй като той може да бъде съществен компонент на артикул, който не е планиран за производство от известно време, или сервизна част, за която търсенето е ниско.

Усъвършенствана версия на „последно използвания“ доклад сравнява общото изтегляне на инвентара с наличната сума, което само по себе си може да бъде достатъчна информация за извършване на преглед на остаряването. Той също така изброява планираната употреба, която изисква информация от системата за планиране на материални изисквания и която ви информира за всички предстоящи изисквания за употреба. Изброени са и разширени разходи за всеки артикул, за да се даде на потребителите на отчета някаква представа за отписването, което може да възникне, ако даден артикул бъде обявен за остарял.

Ако компютърната система включва сметка за материали, съществува голяма вероятност тя също да генерира отчет „където се използва“, изброяващ всички сметки, за които се използва инвентарен елемент. Ако в отчета за даден елемент няма изброено „къде е използвано“, вероятно частта вече не е необходима. Този отчет е най-ефективен, ако сметките за материали бъдат премахнати от компютърната система или деактивирани веднага щом продуктите бъдат изтеглени от пазара; това по-ясно разкрива онези инвентарни елементи, които вече не са необходими.

Допълнителен подход за определяне дали дадена част е остаряла е преглед на поръчките за инженерни промени. Тези документи показват тези части, които се заменят с различни, както и кога е планирано да се извърши смяната. След това можете да търсите в базата данни на инвентара, за да видите колко от заместваните части все още са на склад, което след това може да бъде обобщено, което води до друга вариация на количеството остарял инвентар на ръка.

Краен източник на информация е остарелият доклад за инвентара от предходния период. Счетоводният персонал трябва да следи тези позиции и да уведомява ръководството за тези, за които не съществува дейност по разпореждане.

За да заработи някоя от тези системи за преглед, е необходимо да се създадат политики и процедури, както и текущи планирани дати за преглед. По този начин съществува голяма вероятност прегледите за остаряване да станат редовна част от дейността на компанията. По-конкретно, помислете за политиката, упълномощена от управителния съвет, за провеждане на поне тримесечни прегледи за остаряване, което дава възможност на ръководството да намира предмети, преди те да станат твърде стари, за да бъдат унищожени на разумна цена. Друга политика на борда трябва да гласи, че ръководството ще търси активно и ще се разпорежда с незавършени или готови стоки с неприемливо ниво на качество. По този начин стоките първо се пазят от съхранение в склада.

Свързани курсове

Счетоводство за материални запаси

Как да одитираме инвентара

Управление на инвентара