Каталогът за онлайн покупки

Когато служителят иска да закупи нещо, традиционният подход е да попълни формуляра за заявка за покупка и да го изпрати до отдела за покупки. Персоналът за покупки проучва къде може да получи искания артикул на най-ниска цена и след това издава поръчка за покупка на избрания клиент. След като доставчикът достави стоките и издаде фактура, задължителният персонал на компанията трябва да съчетае фактурата с иницииращата поръчка за покупка и доказателство за получаване, след което издава плащане. Този процес е изключително тромав, който може да бъде избегнат чрез използването на електронен каталог за покупки.

Когато служителите получат достъп до онлайн каталог за покупки, те могат да видят стандартизиран списък с продукти, които са били прегледани и одобрени предварително от закупуващия персонал, и да правят поръчки чрез системата. След това системата създава електронна поръчка за покупка и я препраща на посочения доставчик, заедно с предварително одобрено пълномощно за покупка. След като доставчикът препрати заявените стоки до компанията, приемащият персонал извиква поръчката на работно място и проверява поръчания артикул като изпълнен. След това системата сигнализира задълженията на персонала да плати на доставчика.

Чрез използване на онлайн каталог за покупки се реализират следните предимства:

  • Документи . Всички документи, използвани вътрешно за заявки, поръчки и плащания за покупки, се елиминират.
  • Концентрирани покупки . Повечето покупки се насочват към малък брой предварително избрани доставчици, което означава, че компанията може да има право на отстъпки за обем.

Въпреки това може да се наложи някои системни програми за настройване на онлайн покупки, а предварителните поръчки за покупка трябва да бъдат създадени предварително, което прави това по-малко рентабилно решение за по-малките компании. Освен това работи най-добре за случайни покупки, а не за придобиване на суровини, което може да изисква по-подробна система за управление на материалите.