Проверете плащанията по факс

Може да бъде изключително трудно да се извлече чеково плащане от клиент, особено ако продавачът иска незабавна доставка, която ще струва на клиента такса за доставка за една нощ. Алтернатива е клиентът да изпрати по факс или по имейл сканирано изображение на попълнен и подписан чек до продавача и след това да изпълни следните стъпки:

  • Вземете софтуер за печатане на чекове, който се предлага от много компании (потърсете „чек чрез софтуер за факс“ в интернет търсачка).
  • Въведете информацията от чека в софтуера.
  • Отпечатайте чека, като използвате хартия за сигурност, която можете да получите от местния магазин за офис консумативи. Използвайте стандартно мастило на принтера, а не специалното мастило за разпознаване на символи с магнитно мастило (MICR), използвано от банките. Софтуерът за печат на чекове ще включва следния текст вместо реда за подпис:

НЕ ИЗИСКВА ПОДПИС

Бенефициент, който да Ви държи безвреден за плащане на този документ

Липсата на одобрение се гарантира от банката на получателя.

  • Депозирайте чека в банката на компанията. Това може да изисква ръчна обработка от банков касиер, тъй като скенерите за банкови чекове няма да открият никакво MICR кодиране на чека.
  • Запазете копие от чека по факс или по имейл, като доказателство, че клиентът е разрешил плащането.

Алтернатива е получаването на необходимата информация за чеково плащане по телефона, но това не предоставя доказателства, че клиентът се е съгласил да извърши плащането. Също така е по-лесно да сгрешите, когато записвате информация, получена по телефона. Следователно този подход не се препоръчва.

Още една опция е да изпратите на клиента формуляр за попълване, който включва цялата информация, която обикновено се намира на чека, както и упълномощаващ ред за подпис. Това трябва да бъде придружено от анулирана проверка, така че продавачът да може да посочи номер на чек.

Крайният резултат от този процес е пълното премахване на пощенския поток от процеса на събиране. Този подход отнема много време, но не е без разходи за клиента, който може да го намери за привлекателна алтернатива в сравнение с плащането за доставка през нощта.

Ако решите да използвате този подход за събиране на средства, не забравяйте да документирате изцяло предприетите стъпки, както и упълномощаването, дадено от клиента, за да имате налични доказателства, ако клиентът някога оспори плащането.