Шаблон за главна книга

Главната книга е файл, състоящ се от сметките, използвани за записване на бизнес транзакциите на дадена организация. Главната книга има специално дефиниран шаблон, който се използва за организиране на безбройните транзакции, които могат да се съхраняват във файла. Шаблонът може да варира до известна степен в зависимост от счетоводен софтуерен пакет, но обикновено включва следните полета:

  • Номер на сметката . Това е основният обозначител за акаунт. Съществуват редица възможни конфигурации на номера на сметки, като две цифри за фирмен код, още две цифри за код на отдел във всяка компания и още три цифри за конкретен актив, пасив, собствен капитал, приходи или разход в рамките на всяка отдел.

  • Име на акаунт . Това е името на всеки акаунт. Обикновено се настройва в отделен файл и автоматично се появява в главната книга, когато се въведе номер на акаунт.

  • Дебит . Това е полето, в което се прави дебитната част на запис.

  • Кредит . Това е полето, в което се прави кредитната част на запис.

  • Номер на транзакцията . Номерът на транзакцията се въвежда като част от всяка транзакция, вероятно също с идентификатор, който описва вида на дейността, която се записва. Например номерът на транзакцията в дневника може да бъде предшестван от "JE", докато касова бележка, въведена чрез системата за касови бележки, може да бъде предшествана от "CR".

  • Общо . В долната част на всеки детайл от сметката има ред с общи суми, посочващ общия дебит и общия кредит към датата на главната книга. Може да има и изчислено текущо общо вдясно от другите полета на главната книга, като се посочва крайното салдо по сметката към всяка транзакция.

Повечето главни книги също позволяват въвеждането на бюджетна информация. Тази информация може да се съхранява в отделен файл и се появява във финансовите отчети само когато отчетите използват бюджет спрямо действителен формат.