Проектиране на счетоводна система

Проектиране на счетоводни системи

Счетоводната система по същество представлява база данни с информация за бизнес транзакции. Основната употреба на базата данни е като източник на информация, така че счетоводната система трябва да бъде проектирана по начин, който е рентабилен при предоставянето на необходимата информация. Ключовите фактори при проектирането на счетоводната система са следните:

  • Единично или двойно влизане . Много малък бизнес работи просто като записва касови бележки и плащания в чековата си книжка. Това е известно като система за еднократно вписване и е адекватно само когато собственик на бизнес няма интерес да научи за размера на активите и пасивите, държани от даден бизнес. Системата за еднократно влизане е изключително опростена, но може да бъде адекватна. Системата за двойно вписване е предназначена да отчита не само продажбите и разходите, но и активите, пасивите и собствения капитал и по този начин предоставя значително повече информация. Системата за двойно влизане изисква повече умения при записване на транзакции и се използва от всички по-големи организации.

  • Парични средства или начисляване . Касовата база на счетоводството отчита само транзакциите като получени или изразходвани пари, докато базата за начисляване записва транзакции, когато те трябва да бъдат признати, независимо от промените в паричните средства. Основата за начисляване е необходима, за да бъде в съответствие с която и да е от счетоводните рамки, като общоприети счетоводни принципи или международни стандарти за финансово отчитане. Ако очаквате в бъдеще да се нуждаете от одитирани финансови отчети, използвайте начисляващата база.

  • Структура на кода на сметката . Структурата на кода на сметката е числовото или буквено-цифровото обозначение, дадено на всеки акаунт, в който се съхранява информация. Дългият код на акаунта, като този със седем или повече цифри, позволява много специфично водене на записи. Това обаче изисква и повече работа за поддържане и съществува по-голям риск информацията да бъде неправилно кодирана в грешни акаунти. По този начин най-добре е да се ограничи сложността (т.е. дължината) на структурата на кодовия акаунт до минимум. По-малките организации могат да открият, че само трицифрена структура на кодовия акаунт е достатъчна за записване на информация, докато по-големите обекти с много подразделения могат да изискват значително по-сложни кодови структури.

  • Използвани сметки . Трябва да решите кои акаунти да създадете. Най-малко (за система за двойно начисляване) ще ви трябват сметки за парични средства, вземания, инвентар, дълготрайни активи, задължения, начислени задължения, собствен капитал, приходи, цена на продадените стоки и административни разходи. Въпреки това, дори по-малък бизнес се нуждае няколко пъти от този брой сметки, за да следи адекватно своите операции. По-специално, вероятно ще е необходимо да се поддържат редица различни сметки за разходи, за да се изследват по-отблизо разходите.

  • Дивизионно представителство . По-голям бизнес може да приеме стандартен набор от сметки и да ги възпроизведе за всяко от своите дъщерни дружества. Това може да е необходимо и за отделни продуктови линии или съоръжения. Това ниво на фини детайли е особено често, когато бизнесът използва система за изчисляване на разходите, базирана на дейности.

  • Доклади . Информацията, съхранявана в счетоводната система, трябва да бъде обобщена в система от отчети, които се използват или за представяне на финансовите резултати и положението на даден бизнес, или за предоставяне на по-конкретни отчети за финансовите резултати. Много от тези отчети са предварително опаковани със счетоводни софтуерни пакети, въпреки че бизнесът може да има специални нужди, които изискват изготвени по поръчка отчети.

  • Процедури . Счетоводната система не функционира, докато не са въведени набор от процедури, които показват на потребителите как трябва да работи системата. По-често срещаните от тези процедури обикновено се документират с подробности и се предоставят на служителите чрез официални обучителни сесии.

  • Контроли . Необходими са редица счетоводни контроли, за да се гарантира, че счетоводната система работи по предвидения начин. Тези контроли ще бъдат специфични за компанията и могат да изискват участието на одитори на компанията или външен консултант, за да се гарантира, че инсталираният контрол е подходящ за операциите на бизнеса.

Много от току-що отбелязаните проблеми са толкова фундаментални, че трябва да ги вземете от самото начало или да сте в опасност да възстановите цялата счетоводна система на по-късна дата, за да приспособите необходимите промени. По-специално, най-добре е незабавно да се приеме система за двойно вписване и счетоводно отчитане.