Разликата между главната книга и главния дневник

Главната книга съдържа обобщение на всяка записана транзакция, докато главният дневник съдържа оригиналните записи за повечето транзакции с малък обем. Когато възникне счетоводна транзакция, тя първо се записва в счетоводната система в дневник. Може да има няколко списания, които са или предназначени да съдържат специални видове транзакции (например за касови бележки, парични плащания или продажби) или за всички други видове транзакции. Тези други транзакции се записват в общия дневник. Примери за вписвания в общия дневник са продажбите на активи, амортизации, приходи от лихви, разходи за лихви и продажба на облигации или акции в компанията на инвеститори.

По този начин общият дневник е място за обхващане за първоначално вписване на определени транзакции, които не се случват в достатъчен обем, за да заслужат запис в специализирано списание. Тези транзакции се записват в хронологичен ред, което прави общото списание отлично място за изследване на счетоводните транзакции по дата.

Главната книга съдържа обобщение на ниво акаунт на всяка транзакция, в която е участвал бизнес. Тази информация идва от различните списания в обобщена форма, в записи на обобщено ниво. Информацията в главната книга след това се обобщава в пробен баланс, от който се създават финансовите отчети.

По този начин в общия дневник първо се записват онези транзакции, които не се съхраняват в конкретен дневник, докато главната книга съхранява информацията на обобщено ниво от всяко от списанията. Това означава, че главният дневник съдържа по-голямо количество подробна счетоводна информация, отколкото главната книга, която от своя страна съдържа по-подробна информация от финансовите отчети.

Използването на списания е намаляло след появата на компютъризирани счетоводни системи. Много по-малки счетоводни софтуерни системи съхраняват цялата информация за транзакциите директно в главната книга, като се освобождават от всички различни видове дневници, включително главния дневник.