Как да подготвим пробен баланс

Първата стъпка в процеса на създаване на финансови отчети е изготвянето на пробен баланс. В края на всеки отчетен период се изготвя пробен баланс. Това се прави с цел обобщаване на счетоводна информация за включване във финансовите отчети. За да подготвите пробен баланс, изпълнете следните стъпки:

  1. Създайте работен лист с осем колони със заглавки на колони за номера на сметката, името на сметката, общия дебит и общия кредит. Те обхващат първоначалните записи в електронната таблица. Ще добавим останалите заглавия на колони по-късно.

  2. За всяка сметка в главната книга обобщете салдото по сметката, така че да има еднократно салдо по сметката, което е или дебит, или кредит.

  3. Започвайки с първата сметка в главната книга, прехвърлете на работния лист за пробния баланс номера на сметката и името на сметката. Ако крайното салдо по сметката е дебитно, въведете тази сума в дебитната колона за тази сметка. ако крайното салдо е кредит, въведете тази сума в кредитната колона за тази сметка.

  4. Съберете сумите в дебитната колона и сумите в кредитната колона. Общите суми трябва да съвпадат. В противен случай или салдото по сметката не е прехвърлено в пробното салдо, или е пренесено неправилно, или главната книга е неправилна. Решете тези проблеми, преди да продължите.

  5. Добавете заглавия към петата и шестата колона на работния лист, които са за коригиране на дебити и коригиране на кредити. Използвайте тези колони, за да въведете всички коригиращи записи. Тези корекции обикновено са предназначени за записвания с текущо начисляване, за да се отложи или ускори признаването на разходите.

  6. Добавете заглавия към седмата и осмата колона на работния лист, които са за окончателните дебитни суми и окончателните кредитни суми. Вписванията в тази колона са първоначалните дебити и кредити, плюс или минус коригиращите записи.

  7. Съберете сумите в крайната колона за дебит и сумите в крайната колона за дебит. Общите суми трябва да съвпадат. В противен случай коригирано салдо по сметката не се пренася правилно. Решете тези проблеми, преди да продължите.

Пробният баланс вече е готов за използване при изготвянето на финансови отчети. Напълно възможно е предварителните финансови отчети, извлечени от този пробен баланс, да изискват допълнителни корекции, като в този случай се правят допълнителни промени в коригиращите входящи колони и се създават нови финансови отчети.

Не е необходим пробен баланс в компютъризирана счетоводна система, тъй като софтуерът автоматично изготвя финансовите отчети от информацията в главната книга; няма междинна стъпка за изготвяне на пробен баланс.