Контрол на задълженията по сметки

Контролът на задълженията се използва за намаляване на риска от загуби във функцията на задълженията. Контролът на задълженията се обединява в три общи категории, които проверяват задължението на бизнеса да плаща, въвеждат данните за задълженията в компютърната система и плащат доставчици. Контролите са както следва:

Задължение за контрол на плащанията

Проверката на задължението за плащане може да се извърши чрез един от няколкото възможни контроли. Те са:

  • Одобрение на фактура . Лицето, което е в състояние да разреши плащане, означава, че одобрява фактура на доставчик. Това обаче всъщност е сравнително слаб контрол, ако одобряващият вижда само фактурата на доставчика, тъй като няма начин да се разбере дали стоките или услугите са получени, или ако цените, които се начисляват, са това, за което компанията първоначално се е съгласила. Одобряващият може също да поиска да знае коя сметка на главната книга ще бъде таксувана. Следователно е по-добре персоналът на задълженията първо да събере фактурата на доставчика, да разреши поръчка за покупка и да получи документация в пакет, а след това да подпечата фактурата с блок за подпис, който включва номера на сметката, която трябва да бъде таксувана, и след това да има одобряващия прегледайте го. Този подход дава на рецензенти много пълен набор от информация, с която да работят.

  • Одобрение на поръчката за покупка . Отделът за покупки издава поръчка за всяка направена покупка. По този начин закупуващият персонал по същество одобрява всички разходи, преди да са направени, което може да попречи на някои разходи да възникнат. Тъй като този контрол изисква значителен обем работа от закупуващия персонал, те вероятно ще помолят служителите да поискат артикули на официален формуляр за заявка за покупка.

  • Попълнете трипосочен мач . Персоналът на задълженията съответства на фактурата на доставчика със съответната поръчка за покупка и доказателство за получаване, преди да разреши плащането. Този подход замества необходимостта от индивидуално одобрение на фактура, тъй като одобрението се основава на поръчката за покупка. Също така е по-добре от одобряването само въз основа на поръчката за покупка, тъй като тя също така потвърждава получаването на стоките. Въпреки това, той също е болезнено бавен и може да се развали, ако липсват документи.

  • Ръчно търсене на дублирани плащания. Компютъризирана система за задължения извършва автоматично търсене на дублирани номера на фактури. Това е много по-трудно начинание в изцяло ръчна счетоводна система. В този случай служителят по задълженията може да търси във файла на доставчика и във файла с неплатени фактури, за да види дали фактура, току-що получена от доставчик, вече е платена. В много ситуации обемът на входящите фактури на доставчика прави това толкова трудно, че платежният персонал се отказва от всеки опит да идентифицира дублиращи се фактури и просто приема, че понякога ще плаща за такива артикули.

Контроли за въвеждане на данни

Има няколко начина да се гарантира, че всички фактури на доставчици са въведени в системата за задължения, въпреки че тези контроли имат различна степен на успех. Контролите са:

  • Запис след одобрение . Този контрол принуждава кредиторския персонал да проверява одобрението на всяка фактура, преди да я въведе в системата.

  • Запишете преди одобрение . Този контрол дава по-голям приоритет на плащащите доставчици, отколкото на получаването на разрешения за плащане, тъй като всяка получена фактура се записва в системата на задълженията наведнъж. Този контрол работи най-добре, когато поръчките за покупка вече са били използвани за разрешаване на покупка.

  • Приемете насоки за номериране на фактури . Може би най-големият проблем в областта на въвеждането на данни за задълженията са дублираните плащания. Това не би изглеждало проблем, тъй като повечето компании използват счетоводен софтуер, който автоматично открива дублиращи се фактури и предотвратява дублиращи се плащания. Възможно е обаче да има несъответствие в начина на записване на номерата на фактурите. Например, записвате ли номер на фактура 0000078234 с водещите нули или без тях? Ако една и съща фактура бъде представена на служителите на задълженията два пъти и тя бъде записана като 0000078234 веднъж и 78234 следващия път, системата няма да ги маркира като дублиращи се фактури. Същият проблем възниква с тирета в номер на фактура; номер на фактура от 1234-999 може да бъде записан като 1234-999 или като 1234999.

  • Съвпадение с бюджета във финансовите отчети . Ако фактура на доставчик е била неправилно начислена на грешен отдел, възможно е мениджърът на отдела да разгледа финансовите отчети да открие несъответствие между начислената сума и бюджета и по този начин да доведе въпроса до вниманието на счетоводния отдел.

Контрол на плащанията

Основната част от контролите, посочени по-долу, се отнасят до плащане с чек, тъй като това все още е преобладаващата форма на плащане. Контролите са:

  • Сплит чек печат и подписване . Един човек трябва да подготви чекове, а друг да ги подпише. По този начин има кръстосана проверка за издаване на пари в брой.

  • Съхранявайте всички чекове на заключено място . Неизползваният чеков запас винаги трябва да се съхранява на заключено място. В противен случай чековете могат да бъдат откраднати и измамно попълнени и осребрени. Това означава, че всички подписващи табели или печати също трябва да се съхраняват на заключено място.

  • Проследете последователността на използваните контролни номера . Поддържайте дневник, в който са изброени диапазона от контролни номера, използвани по време на проверка. Това е полезно за определяне дали някакви проверки в хранилището може да липсват. Този дневник не трябва да се съхранява със съхранените чекове, тъй като някой може да открадне дневника едновременно с кражбата на чекове.

  • Изисквайте ръчно подписване на чек . Една компания може да изиска всички чекове да бъдат подписани. Това всъщност е сравнително слаб контрол, тъй като малко подписващи чекове задълбават защо се издават чекове и рядко поставят под въпрос платените суми. Ако една компания реши вместо това да използва табела с подпис или печат, тогава е много по-важно да има силна система за поръчки за покупка; закупуващият персонал става фактически одобряващ фактури чрез издаване на поръчки за покупка по-рано в процеса на задълженията.

  • Изисква се допълнителен чек подписващ . Ако сумата на чека надвишава определена сума, изисквайте втори подписващ чек. Предполага се, че този контрол дава възможност на много хора на високо ниво да спрат да извършват плащания. В действителност е по-вероятно само да се въведе още една стъпка в процеса на плащане, без наистина да се засили контролната среда.