Как да публикувате в главната книга

Осчетоводяването в главната книга включва записване на подробни счетоводни транзакции в главната книга. Включва обобщаване на финансови транзакции, откъдето те се съхраняват в специализирани книги и прехвърляне на информацията в главната книга. Първоначално транзакциите, които са завършени в обем, обикновено се записват в специална книга, като книга за продажбите. По този начин главната книга не се затрупва в детайлите за хиляди транзакции. След това информацията в главната книга се обобщава в набор от финансови отчети за всеки отчетен период.

Информацията в една от специалните книги се обобщава на редовни интервали, след което се прави обобщен запис и се публикува в главната книга. В среда на ръчно счетоводство агрегирането може да се извършва на определени интервали, например веднъж дневно или веднъж месечно. Например, ако счетоводната книга на източника е била счетоводната книга за продажбите, обобщената запис на осчетоводяване може да включва дебит към сметката за вземания и кредити към сметката за продажби и различни сметки за данъци върху продажбите. Когато се публикува този запис в главната книга, в полето за описание може да се направи обозначение, като се посочи периодът от време, за който се отнася записът. Това е полезно за предоставяне на допълнителна яснота на потребител на главната книга, който може да проучва определени транзакции.

В компютърна счетоводна среда осчетоводяването в главната книга може да бъде незабележимо. Софтуерът просто прави това на редовни интервали или пита дали искате да публикувате и след това автоматично обработва основната осчетоводяване на главната книга. Възможно е нито една транзакция за осчетоводяване да не се появи в отчетите, генерирани от системата.

Публикуването в главната книга не се случва за транзакции с по-малък обем, които вече са записани в главната книга. Например покупките на дълготрайни активи могат да бъдат толкова редки, че няма нужда от специална книга, която да съхранява тези транзакции, така че вместо това те се записват директно в главната книга.

Ако някой иска да проучи подробна транзакция, обикновено започва с един от финансовите отчети, разглежда съответната сметка в главната книга и след това се позовава на специалната книга, която съдържа подробна информация за въпросната транзакция.