Процедура за заплати

Обработката на ведомост за заплати може да доведе до грешки на няколко места, което изисква подробен процес, който също включва няколко контроли. Тази процедура може да се използва, за да се гарантира, че ведомостите за заплати се обработват последователно на повтаряща се основа. Действителният процес може да се различава донякъде от стъпките, отбелязани по-долу, тъй като може да има разлики, свързани с използването на ръчни, компютъризирани или възложени на външни изпълнители решения за обработка на заплати. Най-вероятната версия на процедурата, включително отговорности и основен контрол, следва:

  1. Актуализиране на главния файл на служителя . Служителят по заплатите получава известие за промени в информацията за служителите, които оказват влияние върху обработката на заплатите, като например удържане на освобождавания и промени в размера на заплатите. Актуализирайте главния файл на служителя в софтуера за заплати с тези промени.

  2. Задайте период на заплащане . Проверете дали модулът за ведомост е настроен за правилния период на плащане.

  3. Въведете отработеното време . Въведете количеството редовни и извънредни часове, отработени от всеки служител, в системата за заплати. Ако компанията ръчно изчислява заплата, тази стъпка и следващата стъпка не са необходими. Ако компанията използва компютъризирани часовници, за да събере информацията си за отчитане на времето, тогава информацията може да бъде пренесена директно в софтуера за заплати.

  4. Въведете ръчни плащания . Въведете сумите на всички ръчни разплащания, които все още не са записани в системата за разплащане. Това могат да бъдат корекции на заплатите от предишни периоди или плащания, свързани с първоначалното наемане или прекратяването на служителите.

  5. Изчислете заплащане при прекратяване . Изчислете ръчно сумата, дължима на всеки служител, който е напуснал компанията, включително неизползваното време за почивка и обезщетение. Обикновено това включва само онези служители, които са напуснали компанията доброволно, тъй като принудителните прекратявания изискват почти незабавни плащания, които обикновено са извън нормалния период на обработка на заплатите.

  6. Променете приспаданията . Въведете всички промени в стандартните удръжки от заплатите на служителите, например за медицинска застраховка, запори и благотворителни вноски.

  7. Изчислете заплащане . Нека софтуерът обработи всички изчисления на заплатите за периода. Ако компанията изчислява ръчно заплащането, използвайте данъчните таблици, предоставени от федералното и щатското правителство, за да определите правилния размер на удържаните данъци.

  8. Преглед на докладите . Ако изчисленията на заплати са възложени на външни изпълнители или се използва софтуер за заплати, отпечатайте следните отчети и прегледайте основните транзакции за грешки. Обработвайте отново ведомост, докато тези проблеми не бъдат коригирани.

    • Отчет за отрицателни приспадания (може да показва грешка при въвеждане на данни или измама)

    • Отчет за отрицателни данъци (може да показва грешка при въвеждане на данни или измама)

    • Предварителен регистър на заплатите (основният документ, използван за откриване на грешки)

    • Сортиран списък на изплатените заплати (фокусирайте се върху прекалено високи или ниски суми на заплатите, за да откриете потенциално неточни отработени часове или ставки на заплатите)

    • Тенденционна линия на разходите за заплати по отдели (може да означава, че заплатите се начисляват на грешния отдел)

  9. Издаване на плащания . След като анализът на отчетите не показва допълнителни грешки, обработете плащанията на служителите.

  10. Отчети за управление на издания (по избор) . Издавайте отчети за заплати на ръководството, които са свързани с току-що попълнената ведомост. Примери за такива доклади са линия на тенденция за извънреден труд по служители и линия на тенденция на компенсационни разходи по отдели.

  11. Архивирайте данните . След като ведомостта на заплатите е попълнена, архивирайте данните, свързани с нея. Ако обработването на заплати е възложено на външни изпълнители, това се извършва от доставчика. Ако се използва собствен софтуер, архивирайте данните. Ако се използва ръчна система, поставете регистъра на заплатите в заключено хранилище.

  12. Заключете периода . Заключете периода на плащане в модула за ведомост за току-що завършения период, за да предотвратите неоторизирани промени. Това по същество е същото като стъпка 2; като заключим периода на заплащане, ние преминаваме напред към следващия период на заплащане.

  13. Данъци върху депозитите . Депозирайте данъци върху заплатите и проверете предаването им на правителството. Ако компанията е възложила обработката на заплати на външни изпълнители, тази стъпка се извършва от доставчика.

  14. Съхранявайте часови карти . Подайте картите за време в близост до отдел за заплати. Напълно възможно е служителите да поставят под въпрос заплащането си, като в този случай най-новите карти с време трябва да бъдат лесно достъпни за преглед. След месец или два времевите карти могат да бъдат преместени за по-дългосрочно съхранение.

  15. Разследвайте грешки . Ако има проблеми с обработката на заплати, бъдете сигурни, че служителите ще ги намерят! Проучете всички срещнати грешки при транзакции и инициирайте промени, за да смекчите тяхното продължаващо възникване. Това може да включва промяна на процедурите или налагане на нов контрол.