Определение на сметка за разходи

Концепцията на разходната сметка има две различни значения. Единият включва пътни и развлекателни разходи, а другият е по-обща концепция, идентифицираща тип сметка. И двете определения са отбелязани по-долу.

Сметката за T&E разходи

Разходна сметка се отнася до средствата, изплатени на служител, които след това се използват за разходи за пътуване и развлечения. Средствата по сметката за разходи могат да бъдат изплатени предварително за времето, когато те действително са изразходвани за фирмен бизнес, като в този случай средствата са посочени като аванс. Алтернативно, средствата могат да бъдат изплатени в отговор на подаването на отчет за разходите от служител, като в този случай средствата се наричат ​​възстановяване. Първоначално авансът се записва като текущ актив, докато възстановяването веднага се записва като разход при възникване. Когато служителят представи доказателства за това как е бил използван аванс, текущият актив се признава като разход.

Размерът на паричните плащания, свързани с разходна сметка, обикновено е най-голям, когато е свързан със служител, който работи независимо от вътрешните операции на даден бизнес, за който най-добрият пример е продавачът. Тези лица се нуждаят от достатъчно финансиране, за да пътуват повече, отколкото е обичайно за другите служители.

Концепцията за разходната сметка може да бъде злоупотребена или чрез изразходване на повече средства, отколкото би било необходимо на разумно лице, или чрез получаване на аванси и не използване на паричните средства от името на бизнеса. Следователно много предприятия налагат строг контрол върху използването на сметки за разходи, включително използването на отчети за разходите, политики за пътуване, одити на извършени плащания и текущи прегледи на непогасеното салдо в сметката на авансовите активи.

Типът сметка на разходите

По-голямата част от всички сметки, използвани в главната книга, са сметки за разходи. Това е вид временна сметка, в която се съхраняват всички разходи, направени от дадено предприятие през счетоводен период. По този начин може да има разходни сметки за банкови такси, себестойността на продадените стоки, комунални услуги и т.н. Тези сметки се считат за временни, тъй като в края на фискалната година те се нулират, за да се направи място за записване на нов набор от разходи през следващата фискална година.