Дневник за дребни пари

Дневникът на дребните пари съдържа обобщение на плащанията от фонд за дребни пари. Тогава сборовете в дневника се използват като основа за вписване в дневника в главната книга на компанията. Този дневник изброява дребните парични разходи по видове разходи. Типичен дневник за дребни пари е предварително отпечатан формуляр, може би такъв, закупен от магазин за офис консумативи. Отляво надясно обикновено съдържа ред, в който да се въведе номер на ваучер, дата на ваучера и общата сума на разходите, посочени във ваучера. След това формулярът продължава с редица допълнителни колони за общи разходи, като например:

  • Консумативи

  • Хранене

  • Пощенски

  • Пътни разходи

  • Други разходи

Формулярът може да съдържа и блок за съгласуване в долната част, на който попечителят на дребни парични средства изброява стандартното салдо за дребни пари, сумата на разходите, изброени в дневника на дребните парични средства, както и евентуален недостиг или превишение на паричните средства, които се отразяват на действителното оставащо парично салдо във фонда за дребни пари. Попечителят трябва да парафира всеки попълнен ваучер.

Процедурата, при която се използва дневникът на дребните парични средства, е:

  1. В края на счетоводния период въведете всички ваучери в дневника за дребни пари. За всеки ваучер въведете номера на ваучера, датата, общите разходи и вида на разходите.

  2. Въведете общите суми за всички числови колони в долната част на формуляра.

  3. Попълнете блока за помирение и посочете евентуален недостиг на дребни пари или излишък.

  4. Скрепете всички ваучери на гърба на списанието.

  5. Препратете пакета до чиновника в главната книга.

  6. Служителят в главната книга създава запис в дневник, който намалява остатъка от дребни пари с общите разходи, изброени в долната част на формуляра, и записва разходи за различните разходи във формуляра, за който са направени записи.

  7. Служителят на главната книга препраща списанието на касиера, който предоставя парични средства за попълване на попечителя на дребни парични средства, като по този начин възстановява остатъка от дребните парични средства до първоначално определеното ниво.

След приключване на периода на използване дневникът с дребни пари се архивира в съответствие с политиката на компанията за унищожаване на документи.