Процедура за касови бележки

Процесът на получаване на пари в брой е силно регламентиран, тъй като задачата за обработка на чекове е заредена с контроли. Те са необходими, за да се гарантира, че чековете се записват правилно, депозират се незабавно и не се крадат или променят никъде в процеса. Процедурата за обработка на касови бележки е описана по-долу:

  1. Записвайте чекове и пари в брой . Когато пристигне ежедневната доставка на поща, запишете всички получени чекове и пари в списъка с разписки за проверка на пощенската стая. За всеки получен чек посочете във формуляра името на плащащата страна, номера на чека и платената сума. Ако разписката е била в брой, тогава посочете името на страната, която плаща, проверете „пари в брой“ кутия и платената сума. След като всички договорени покупки са попълнени, въведете общата сума в полето „Общо приходи“ в долната част на формуляра. Подпишете формуляра и посочете датата, на която са получени чековете и паричните средства. Също така, печат „само за депозит“ и номера на банковата сметка на компанията на всеки получен чек; това затруднява някой да извлече чек и да го депозира в друга банкова сметка.

  2. Авансови плащания . Поставете всички чекове, пари в брой и копие от списъка с разписки за проверка на пощенската стая в сигурна торбичка за поща на interoffice. Направете го на ръка на касата в счетоводния отдел. Касиерът съпоставя всички артикули в торбичката със списъка с разписки за проверка на пощенската стая, инициализира копие от списъка и връща копието по пощата на interoffice в пощенската стая. След това служителите в пощенската стая подават парафираното копие по дата.

  3. Прилагайте пари в брой за фактури . Осъществете достъп до счетоводния софтуер, извикайте неплатените фактури за съответния клиент и приложете парите към фактурите, посочени в съвета за парични преводи, придружаващ всяко плащане от клиента. Ако няма индикация коя фактура трябва да бъде кредитирана, запишете плащането или в отделна временна сметка, или като неприложена, но в сметката на клиента, от когото е получена. В последната ситуация направете фотокопие на чека и го запазете за целите на кандидатстване на по-късна дата, така че чекът да може да бъде депозиран на текущата дата.

  4. Записване на други пари в брой (по избор) . Понякога ще пристигат пари в брой или чекове, които не са свързани с неплатени вземания. Например може да има предплащане от клиент или връщане на депозит. В тези случаи запишете касовата бележка в счетоводната система, заедно с надлежно документиране на причината за плащането.

  5. Депозит в брой . Запишете всички чекове и пари в депозит. Сравнете общата сума на фиша за депозит със сумата, посочена в списъка с разписки за проверка на пощенската стая, и помирете всички разлики. След това съхранявайте чековете и паричните средства в заключена торбичка и ги транспортирайте до банката.

  6. Съвпадение с банкова разписка . След получаване на чековете и паричните средства, банката издава касова бележка за тях. Някой, различен от касиера, трябва да сравнява тази разписка със сумата на депозитния лист и да съчетава разликите. Може да е полезно да прикрепите квитанцията към копие на депозитния лист и да подадете документите като доказателство, че стъпката за съвпадение е завършена.