Системата за дребни пари

Системата за дребни пари е набор от политики, процедури, контроли и форми, които една компания използва, за да разпределя пари в брой за различни различни нужди, като например канцеларски материали и услуги. Основният процес за създаване на система за дребни пари е:

  1. Местоположение . Определете местата, където ще бъдат инсталирани парични средства. Може да има един за цялата компания или може би един за сграда или отдел.

  2. Финансиране . Решете размера на касата за дребни пари на всяко място. Това обикновено е в диапазона от $ 100 до $ 500. Като се има предвид високият риск от кражба на дребни пари, обикновено е по-добре да не се създават прекалено големи парични средства, въпреки че по-малките трябва да се попълват по-често.

  3. Попечител . Определете попечители на дребни пари. Обикновено това са административни служители, които са на място през по-голямата част от деня и които разполагат с достатъчно канцеларски умения, за да поддържат необходимото количество деловодство с висока степен на точност.

  4. Кутии . Поставете заключени кутии за дребни пари или заключени чекмеджета за бюро, включително доставка на ваучери за дребни пари. Може да се наложи да създадете аларма, която да прозвучи, ако кутия или чекмедже са достъпни неправилно.

  5. Ваучери . Закупете комплект ваучери за дребни пари в магазин за офис консумативи. Няма нужда да създавате персонализиран формуляр.

  6. Фондирайте дребни каси . Преместете определената сума в брой във всяка малка каса и запишете превода в главната книга като движение на пари в отделна сметка за дребни пари.

  7. Обучение . Обучете попечителите на дребни пари в това как да оценяват исканията за дребни пари, как да попълват ваучери в замяна на плащания в брой и кога да поискат пари за замяна, когато нивата на пари в брой са ниски.

  8. Помирение . Въведете процедура, при която счетоводител периодично изследва сумата на парите и постъпленията във всяка каса за дребни каси, за да види дали общата сума съответства на първоначалния размер на финансирането, установена за кутията, и да съгласува всички отклонения.

  9. Попълване и запис . Въведете процедура, при която касиерът попълва сумата в брой във всяка каса за дребни пари, както е поискано от попечителите на дребните пари. Това включва също обобщаване и записване на всички разходи в главната книга.

Системата за дребни парични средства трябва да включва достатъчен брой контроли, за да се намалят рисковете, че дребните парични средства ще бъдат откраднати, или че те ще бъдат предоставени за неправилни искания за възстановяване или че разходите за дребни парични средства се отчитат неправилно. Трябва периодично да преглеждате възникналите проблеми с контрола, за да видите дали системата за контрол трябва да бъде коригирана, за да се намали рискът от загуба.

Системата за дребни пари е заменена в много компании с карти за поръчки, които са кредитни карти, контролирани от бизнеса. Картите за обществени поръчки имат единственото предимство да премахват лесно достъпни пари в брой от помещенията на компанията. Друга алтернатива е да накарате служителите да купуват артикули със собствени средства и след това да възстановяват на служителите с отчети за разходите. Ако се използва последната опция, насърчавайте служителите да подават често отчети за разходите, така че да не финансират дълго време фирмените разходи. Това също така означава, че представените отчети за разходите трябва да бъдат обработени възможно най-бързо.