Призрачни карти

Проблеми с фирмените карти за обществени поръчки

Много организации позволяват на служителите си да използват лични кредитни карти за закупуване на стоки и услуги от името на бизнеса, за което те се възстановяват. Този подход представлява риск за служителите, тъй като компанията може да избере да не ги възстановява, или паричната криза може да забави възстановяването. По-високо ниво на сложност, което избягва този проблем, е да се издават карти за обществени поръчки на някои служители, което им позволява да правят определени видове покупки, които компанията ще плаща директно.

Ако някой от тези методи за закупуване е разрешен, служителите могат да закупят почти всичко от всеки, което може да заобиколи правилата за закупуване на компанията за работа с кратък списък с предпочитани доставчици. Също така картите за поръчки обикновено се разпространяват само на малка група лица, оставяйки всички останали без надежден метод за закупуване на по-малки артикули, различни от възстановяване на разходите от компанията.

Картата на призраците

Трета опция за закупуване, която заобикаля проблемите, представени от първите две опции, е картата-призрак. Призрачната карта е просто номер на кредитна карта, който е специфичен за всеки отдел на компанията, за да се използва от всеки в този отдел. След това покупките, направени на всяка от тези карти, се таксуват обратно в отдела, на който е издадена картата.

Концепцията за призрачна карта улеснява определянето на цената на закупените артикули на определени отдели, като същевременно дава на повече служители достъп до тази опция за закупуване. Този подход също така ускорява скоростта, с която компанията е информирана за покупки на служители; разходите, подадени за възстановяване, понякога не се препращат към сметки, дължими в продължение на месеци.

Карта на призрак може дори да бъде издадена на избрани доставчици. Тези доставчици просто таксуват номера на картата на всяка фирмена покупка, направена чрез тях, което намалява документооборота, който обикновено би бил свързан с всяка отделна покупка.

И накрая, доставчикът на призрачни карти трябва да може да пренася данни за покупки, направени директно в системата за корпоративни сметки, така че да не се изисква въвеждане на данни от персонала на задълженията.

Недостатъкът на призрачната карта е, че бивши служители все още могат да се опитват да я използват; това не би било така, ако им беше издадена конкретна карта за възлагане, тъй като тази карта ще бъде пенсионирана и номерът й ще бъде деактивиран, когато напуснат компанията.