Разликата между периодичната и вечната инвентарни системи

Системите за периодична и постоянна инвентаризация са различни методи, използвани за проследяване на количеството налични стоки. По-сложната от двете е вечната система, но тя изисква много повече водене на записи, за да се поддържа. Периодичната система разчита на случайни физически преброявания на инвентара, за да определи крайния баланс на инвентара и себестойността на продадените стоки, докато постоянната система непрекъснато следи балансите на инвентара. Има редица други разлики между двете системи, които са както следва:

  • Сметки . Според постоянната система има непрекъснати актуализации или на главната книга, или на книгата на инвентара, тъй като възникват транзакции, свързани с инвентара. И обратно, при периодична система за инвентаризация, в отчетния период изобщо няма записване на сметка за продадени стоки до момента, в който има физическо преброяване, което след това се използва за извеждане на себестойността на продадените стоки.

  • Компютърни системи . Невъзможно е ръчно да се поддържат записите за непрекъсната система за инвентаризация, тъй като може да има хиляди транзакции на ниво единица за всеки счетоводен период. И обратно, простотата на периодичната система за инвентаризация позволява използването на ръчно водене на записи за много малки запаси.

  • Разходи за продадени стоки . Съгласно постоянната система се извършват непрекъснати актуализации на цената на продадените стоки, като се извършва всяка продажба. И обратно, при системата за периодичен запас себестойността на продадените стоки се изчислява на еднократно в края на отчетния период, като се добавят общите покупки към началния запас и се изважда крайният запас. В последния случай това означава, че може да бъде трудно да се получи точна стойност на продадените стойности преди края на отчетния период.

  • Преброяване на цикъла . Невъзможно е да се използва броене на цикъла при периодична система за инвентаризация, тъй като няма начин да се получат точни инвентаризации в реално време (които се използват като базова линия за броене на цикъла).

  • Покупки . Съгласно постоянната система покупките на запаси се записват или в сметката за инвентаризация на суровините, или в сметката на стоките (в зависимост от естеството на покупката), докато в индивидуалния отчет има и запис на брой единици, който се води за всеки артикул. И обратно, при периодична система за инвентаризация всички покупки се записват в сметка за покупки на активи и няма отделни записи на инвентара, към които може да се добави информация за броя на единиците.

  • Разследване на транзакции . Почти е невъзможно да се проследят счетоводните регистри при периодична система за инвентаризация, за да се определи защо е възникнала грешка, свързана с инвентаризация от всякакъв вид, тъй като информацията се агрегира на много високо ниво. И обратно, подобни разследвания са много по-лесни в системата за вечен инвентар, където всички транзакции са налични в детайли на ниво отделна единица.

От този списък става ясно, че непрекъснатата система за инвентаризация е значително по-добра от системата за периодични инвентаризации. Основният случай, в който периодичната система може да има смисъл, е когато количеството на материалните запаси е много малко и където можете да го прегледате визуално, без особена нужда от по-подробни записи на инвентара. Периодичната система може да работи добре и когато складовият персонал е слабо обучен за използването на непрекъсната система за инвентаризация, тъй като може по невнимание да записва неправилно транзакции с инвентар в постоянна система.