Разделяне на задълженията

Концепцията за разделяне на задълженията забранява възлагането на отговорност на едно лице за придобиване на активи, тяхното попечителство и свързаното с тях водене на документация. Например едно лице може да направи поръчка за закупуване на актив, но друго лице трябва да запише транзакцията в счетоводните регистри. Чрез разделянето на задълженията е много по-трудно да се извърши измама, тъй като поне двама души трябва да работят заедно, което е много по-малко вероятно, отколкото ако едно лице отговаря за всички аспекти на счетоводната транзакция.

Примери за разделяне на задълженията са:

  • Пари в брой . Един човек отваря пликове, съдържащи чекове, а друг записва чековете в счетоводната система. Това намалява риска чековете да бъдат премахнати от компанията и депозирани в собствената разплащателна сметка на човек.

  • Сметки за вземания . Един човек записва парични средства, получени от клиенти, а друг създава кредитни известия за клиентите. Това намалява риска служителят да отклони входящо плащане от клиент и да покрие кражбата със съответстващ кредит към сметката на този клиент.

  • Инвентар . Един човек поръчва стоки от доставчици, а друг регистрира получените стоки в счетоводната система. Това пречи на купувача да отклонява входящите стоки за собствена употреба.

  • ТРЗ . Един човек съставя информацията за брутното заплащане и нетната заплата за ведомост, а друг човек проверява изчисленията. Това пречи на служител по ведомостите да изкуствено увеличава компенсацията на някои служители или да създава и плаща фалшиви служители.

Проблемът при разделянето на задълженията е, че то е много по-малко ефективно и отнема повече време, отколкото едно лице да отговаря за всички аспекти на транзакцията. По този начин трябва да разгледате компромиса между увеличаването на нивото на контрол и намаляването на степента на ефективност, когато решавате дали да приложите разделението на задълженията в някои области. Напълно възможно е подобрението в контрола да не е достатъчно, за да компенсира намаленото ниво на ефективност.

Погрешно схващане за разделянето на задълженията е, че то намалява количеството счетоводни грешки. Това се случва само ако има дублирано въвеждане на данни или ако множество хора проверяват работата на другия. Това не е целта на концепцията за разделяне на задълженията, която е насочена към даване на определени задачи на едно лице, а други задачи на друго лице - концепцията не е предназначена за дублиране на задачи, така че грешките в счетоводството вероятно няма да бъдат намалени .

Подобни условия

Разделянето на задълженията е известно и като разделяне на задълженията.