Определение на заявката за покупка

Искането за покупка е формуляр, попълнен от служител, който изисква отделът за покупки да получи определени стоки или услуги. Формулярът включва информация за естеството и количеството на предметите, които трябва да бъдат закупени, и когато те са необходими. В някои организации мениджърът на отдела трябва също да подпише заявките за покупка, създадени от неговия персонал, за да посочи, че са упълномощени. По този начин една компания може да избегне извършването на ненужни покупки. След това формулярът се изпраща до отдела за покупки, който придобива исканите артикули; това става с поръчка за покупка, която е правно обвързващ документ, който се изпраща на приложимия доставчик.

Заявките за покупка не се използват за поръчване на суровини за производствения процес. Вместо това разрешението за закупуване на тези артикули идва от система за управление на материалите, която извлича сумата, която трябва да бъде закупена, като сравнява производствения график с наличните суми, за да определи необходимия нетен баланс. По този начин производствената система се нуждае от по-автоматизиран подход от по-случайните поръчки от отдели, които обикновено се пренасочват през заявка за покупка.