Вътрешен контрол на заплатите

Общ контрол на заплатите

Помислете за използване на селекция от следните контроли за почти всички системи за заплати, независимо от това как се натрупва информация за хронометриране или как се плаща на служителите:

  • Одит . Накарайте или вътрешни одитори, или външни одитори да извършват периодичен одит на функцията за заплати, за да проверят дали плащанията на заплати се изчисляват правилно, служителите, на които плащат, все още работят за компанията, записите за времето се натрупват правилно и т.н.

  • Промяна на разрешенията . Разрешете промяна в семейното положение на служителя, удържане на надбавки или удръжки само ако служителят е подал писмено и подписано искане от компанията да го направи. В противен случай няма доказателство, че служителят е искал да бъде направена промяна. Същият контрол се прилага за всяка промяна в размера на заплащането, поискана от мениджър.

  • Промяна на дневника за проследяване . Ако обработвате вътрешно разплащателна ведомост с компютъризиран модул за разплащане, активирайте дневника за проследяване на промените и се уверете, че достъпът до него е достъпен само чрез защитен с парола интерфейс. Този дневник ще проследява всички промени, направени в системата за заплати, което е много полезно за проследяване на грешни или измамни записи.

  • Отчети за проверка на грешки . Някои видове грешки в заплатите могат да бъдат забелязани чрез изготвяне на отчети, които показват само елементи, които не попадат в нормалното разпределение на резултатите от заплатите. Не всички те могат да показват определени грешки, но вероятността за основните грешки е по-висока за отчетените елементи. Управителят на заплати или трета страна, която не участва в дейностите по заплатите, трябва да провери и прегледа тези отчети.

  • Тенденционни линии на разходите . Потърсете колебания в свързаните с заплатите разходи във финансовите отчети и след това проучете причините за колебанията.

  • Издаване на отчет за плащанията на надзорните органи . Изпратете списък с плащания на служителите до всеки ръководител на отдел, с искане да го прегледа за правилни суми на плащанията и непознати имена. Те могат да идентифицират плащанията, извършвани на служители, които вече не работят за компанията.

  • Ограничете достъпа до записи . Заключвайте файловете на служителите и записите на заплатите по всяко време, когато не се използват, за да предотвратите неоторизиран достъп. Използвайте защита с парола, ако тези записи се съхраняват онлайн. Тази предпазна мярка е не само да попречи на някой да получи достъп до записите на друг служител, но и да предотврати неразрешени промени в записите (като процент на заплащане).

  • Разделяне на задълженията . Накарайте един човек да подготви ведомостта за заплати, друг да го разреши, а друг да създаде плащания, като по този начин намали риска от измами, освен ако няколко души не се споразумеят за това. В по-малките компании, където няма достатъчно персонал за правилно разделяне на задълженията, поне настоявайте някой да прегледа и упълномощи ведомостта преди заплащането да бъде изпратено на служителите.

Контроли за изчисляване на заплати

Следният списък с възможни контроли разглежда такива проблеми като липсващи разписания, неправилно отработено време и неправилни изчисления на заплатите. Те са:

  • Автоматизирани системи за измерване на времето . В зависимост от обстоятелствата, помислете за инсталиране на компютъризиран часовник. Тези часовници имат редица вградени контроли, като например позволяват само на служителите да влязат или излизат за определените им дежурства, не позволяват извънреден труд без надзорно заместване и (за биометрични часовници) елиминират риска от пробиване на приятели. Също така, трябва да изпращате всички отчети за изключения, генерирани от тези часовници, на надзорни органи за преглед.

  • Проверка на изчисленията . Ако ръчно изчислявате ТРЗ, нека втори човек провери всички изчисления, включително отработените часове, използваните ставки на заплатите, данъчните облекчения и удържанията. По-вероятно е втори човек да извърши внимателен преглед, отколкото човекът, който е създал изчисленията.

  • Работещи часове проверка . Винаги имайте надзорник да одобрява отработеното работно време от служителите, за да не позволява на служителите да начисляват повече време, отколкото всъщност са работили.

  • Съпоставете регистъра на заплатите с подкрепящите документи . Регистърът на заплатите показва брутни заплати, удръжки и нетни заплати, така че е добър обобщен документ, от който да се проследи обратно към подкрепящите документи за целите на проверката.

  • Съвпадение на картите за време със списъка на служителите . Съществува значителен риск служителят да не се обърне своевременно в разписанието и по този начин да не бъде платен. За да избегнете този проблем, отпечатайте списък с активни служители в началото на обработката на заплатите и проверете имената в списъка, когато получите техните разписания.

  • Проверка на извънреден труд . Дори и да не изисквате от надзорниците да одобряват отработеното работно време от служителите, поне нека надзорниците одобряват отработеното извънредно време. С тези часове има премия за заплащане, така че разходите за компанията са по-високи, както и изкушението за служителите да ги претендират.

  • Одобрение за промяна на плащането . Помислете дали да не се изисква само един подпис за одобрение за промяна на заплатата на служител, но два подписа - един от ръководителя на служителя и друг от следващото по-високо ниво на надзорник. По този начин се намалява рискът от тайно споразумение при промяна на ставките на заплащане.

Проверете контрола за плащане

Когато плащате на служители с чекове, са необходими няколко контроли за намаляване на рисковете от измами и различни грешки. Основните контроли са:

  • Актуализирайте разрешенията за подпис. Когато чековите подписващи лица напуснат компанията, премахнете ги от списъка с упълномощени чекови подписвачи и изпратете тази информация на банката. В противен случай те все още можеха да подписват фирмени чекове.

  • Ръчни проверки на служителите . Където е възможно, ръчни чекове директно на служителите. По този начин се предотвратява вид измама, при която служител по ведомост създава чек за призрак служител и вкарва чека в джоба. Ако това е твърде неефективен контрол, помислете за разпространение на чекове ръчно от време на време.

  • Заключете неразпределените заплати . Ако издавате заплати директно на служители и някой не присъства, заключете чека им на сигурно място. В противен случай такъв чек може да бъде откраднат и осребрен.

  • Адреси за съвпадение . Ако компанията изпраща чекове до своите служители, съпоставете адресите в чековете с адресите на служителите. Ако повече от един чек отиват на един и същ адрес, това може да се дължи на това, че служител по ведомост пренасочва незаконни плащания за фалшиви служители към неговия или нейния адрес.

  • Текуща сметка за заплати . Трябва да плащате на служители от отделна разплащателна сметка и да финансирате тази сметка само в размер на изплатените чекове. По този начин се предотвратява измамно увеличаване на сумата на съществуваща заплата или създаване на изцяло нова, тъй като средствата в сметката няма да са достатъчни за плащане на променения чек.

Може да откриете, че няколко контроли се подкрепят взаимно, така че да има припокриващи се ефекти в резултат на множество контроли. В тези случаи може да успеете безопасно да премахнете няколко контроли, знаейки, че други контроли все още ще намалят риска от загуба.