Как да се съгласуват дребните пари

Изравняването на дребни пари е официален преглед на архивите на дребните пари. Целта на тази дейност е да се види дали е имало бездокументални плащания. Такива плащания са често срещан проблем при дребните парични средства, където съществува висок риск от измама. Освен това, тъй като повечето попечители на дребни пари не са обучени за счетоводители, те могат неправилно да записват плащанията. Поради тези причини трябва да се извършва редовно съгласуване с дребни пари. Прегледът може да се третира като одит, което означава да не се предупреждава попечителят на дребните пари за пристигането на рецензента. Тази липса на предупреждение е полезна за откриване на лични тегления от касата на дребните пари от попечителя.

Предприемете следните стъпки за съгласуване на дребните пари:

  1. Установете посочения баланс. Прегледайте политиката на дружеството за дребни пари и определете посоченото салдо за дребни парични средства за фонда, който ще бъде преразгледан. Дребните парични средства могат да имат различно посочено салдо, тъй като някои имат по-голям обем на транзакциите от други.

  2. Вземете формуляр за помирение . Ако компанията използва официален формуляр за съгласуване, вземете празно копие и го използвайте за документиране на следните стъпки.

  3. Изчислете изтеглените пари в брой. Пребройте остатъка в паричния фонд и го извадете от посоченото салдо за фонда. Резултатът е сумата на теглените пари от фонда.

  4. Обобщете ваучерите. Съберете общите разходи, изброени за всеки ваучер за дребни пари в касата за дребни пари (информацията може да идва и от книгата за дребни пари). Извадете тази сума от изчислената сума на изтеглените пари. Резултатът трябва да е нула. Ако има остатъчен баланс, тогава има превишаване на паричните средства във фонда. Ако има отрицателно салдо, има недостиг на пари във фонда.

  5. Изследвайте отклоненията. Проучете всички разлики между посочения размер на касата за дребни пари и действителния общ брой на парите и ваучерите. Ако разликата е необяснима, попълнете ваучер, в който се посочва необяснимата сума, и я начислете по предварително определен ведомствен акаунт в главната книга.

Полезно е да се начисляват необясними разлики по сметка за разходи, заделена за тази цел. По този начин е много по-лесно да се проследи кумулативната сума на недокументирани загуби с течение на времето. Също така, помислете за създаване на политика, която изисква персоналът за вътрешен одит да бъде уведомен, ако размерът на необясним недостиг в дребен паричен фонд надвишава определен размер.

И накрая, сигнализирайте дребните парични средства за по-чести помирения, ако откриете постоянен модел на грешки. Повишената честота на прегледи може да разкрие проблеми, преди да се натрупат материални загуби.