Изходни документи

Изходните документи са физическата основа, върху която се записват стопанските транзакции. Изходните документи обикновено се запазват, за да се използват като доказателство, когато по-късно одиторите преглеждат финансовите отчети на компанията и трябва да проверят дали транзакциите всъщност са се случили. Те обикновено съдържат следната информация:

  • Описание на бизнес сделка

  • Датата на сделката

  • Конкретна сума пари

  • Упълномощаващ подпис

Много изходни документи също са подпечатани, за да посочат одобрение или на които да се запише текущата дата или сметките, които ще се използват за записване на основната транзакция.

Изходният документ не трябва да бъде хартиен документ. Той може да бъде и електронен, например електронен запис на отработените часове от служител, както е въведен в системата за измерване на времето на компанията чрез смартфон.

Примери за изходни документи и свързаните с тях бизнес транзакции, които се появяват във финансовите отчети, са:

  • Банково извлечение . Това съдържа редица корекции на баланса на наличните парични средства на компанията, на които компанията трябва да се позове, за да приведе своите записи в съответствие с тези на банката.

  • Касова лента . Това може да се използва като доказателство за продажби в брой, което подкрепя записването на сделка за продажба.

  • Получаване на кредитна карта . Това може да се използва като доказателство за изплащане на средства от дребни пари.

  • Lockbox проверка на изображения . Тези изображения поддържат запис на касови бележки от клиенти.

  • Опаковъчен фиш . Това описва артикулите, изпратени на клиент, и така поддържа запис на транзакция за продажба.

  • Поръчка за продажба . Този документ, в комбинация с товарителница и / или списък за опаковане, може да се използва за фактуриране на клиент, който от своя страна генерира транзакция за продажба.

  • Фактура на доставчика . Това е изходен документ, който поддържа издаването на пари в брой, чек или електронно плащане на доставчик. Фактурата на доставчика също така поддържа записването на разход, елемент на запаса или дълготраен актив.

  • Карта за време . Това поддържа издаването на заплата или електронно плащане на служител. Ако работното време на служителите се таксува на клиентите, то също така поддържа създаването на клиентски фактури.

Например, една компания се занимава с консултантска дейност. той натрупва отработена от часа информация за работните часове на служителите, която след това се включва във фактурите на клиентите, които от своя страна водят до създаване на транзакция за продажба и вземания. По този начин в тази ситуация разписанието е изходният документ за сделка за продажба.

Съществуват редица възможни контроли, които могат да се използват за намаляване на риска документите-източници да не бъдат записани правилно в счетоводна система. Един от най-често срещаните контроли е да номерирате предварително документи, така че липсващите документи да бъдат по-лесни за проследяване. Друг контрол е да се съгласуват салдата по сметките с подкрепящите изходни документи, за да се види дали някои документи не са записани, или някои транзакции, записани в сметките, изглежда нямат никакви подкрепящи изходни документи.

Различни регламенти изискват някои източници да се съхраняват в продължение на няколко години. Може също така да бъде разумно да се запазят тези документи, независимо от разпоредбите, дори само за предоставяне на доказателства в случай на съдебен процес или за осигуряване на по-добро обслужване на клиентите. Поради тези причини една компания трябва да приеме политика за унищожаване на документи, която стриктно контролира раздробяването или друга форма на елиминиране на изходните документи, докато не минат определен брой години.