Определение на записите на заплатите

Записите за изплащане на заплати съдържат информация за обезщетението, изплатено на служителите, и всички удръжки от заплатите им. Тези записи са необходими на служителите на ведомостите за изчисляване на брутното възнаграждение и нетното заплащане на служителите. Записите за заплати обикновено включват информация за следните елементи:

  • Заплата за загуба

  • Бонуси

  • Комисионни

  • Удръжки за пенсии, обезщетения, благотворителни вноски, запори, планове за покупка на акции и т.н.

  • Формуляри за директно депозиране

  • Брутни заплати

  • Работили часове

  • Ръчни плащания с чекове

  • Изплатена нетна заплата

  • Ставки на заплатите

  • Ваканционни и / или болнични

Информацията в регистрите за заплати традиционно се съхранява на хартиени документи, но може да бъде записана и като електронни документи.

Записите за заплати могат да се считат за подмножество на информацията, съхранявана в записите за човешки ресурси, която може да съдържа значително повече информация от елементите, отнасящи се само до заплатите и удръжките на служителите.

Периодът, през който трябва да се съхраняват данните за заплатите, ще зависи от държавните изисквания. Службата за вътрешни приходи обикновено посочва необходимия период на съхранение във всеки документ, който издава, занимаващ се с въпроси на заплатите. Като цяло изчисленията на заплатите трябва да се запазят за две години, докато колективните трудови договори трябва да се запазят за три години.