Как да запишем плащане с кредитна карта

Записването на плащане с кредитна карта включва подробно въвеждане на информация от извлечение по кредитна карта в счетоводната система на компанията. Когато обработващият кредитна карта изпраща извлечение от кредитна карта на компания, компанията по същество се представя с голяма фактура, която включва много позиции за широк спектър от покупки. Тъй като съдържанието на извлечението може да бъде толкова разнообразно, е трудно да се присвои единичен код по подразбиране за сметка (както се прави с повечето други доставчици, които са склонни да бъдат свързани с малък обхват на покупките). Вместо това персоналът за въвеждане на данни за задължения трябва да работи по всеки от тези извлечения и ръчно да присвоява кодове за такси за всяка позиция, въз основа на вида на разходите.Алтернатива е да се изпратят тези извлечения на потребителите на карти и те да попълнят необходимата информация, въпреки че този подход има тенденция да забави обработката на плащанията.

Задълженият персонал може да бъде снабден със стандартен списък със сметки, към които са присвоени таксувани позиции, тъй като има доста голяма степен на редовност при видовете артикули, закупени с кредитна карта. Примери за често купувани артикули са:

  • Пътувания и забавления

  • Канцеларски материали

  • Стойността на продадените стоки

  • Абонаменти

Компенсирането на записа за разход за някоя от предходните позиции е сметката за задължения.

След като бъде записано в системата за задължения по сметките, в крайна сметка се извършва плащане в размер на сумата, посочена в извлечението по кредитната карта (плюс или минус всякакви корекции), където има дебит по сметката за задължения и кредит по паричната сметка. След това съветът за парични преводи се премахва от извлечението, прикачва се към чека и се изпраща по пощата на процесора за кредитна карта. След това разплащателният персонал прикачва копие на чека към останалата част от извлечението по картата и го подава по месец.

Процесът на отчитане на кредитната карта, отбелязан тук, трябва да се повтаря точно през всеки месец. В противен случай дори едно извлечение от карта може да съдържа толкова големи разходи, че неправилната обработка може да окаже значително влияние върху финансовите резултати на организацията.