Lockbox система

Lockbox е пощенски адрес, управляван от банка, на който компанията насочва своите клиенти да изпращат своите плащания. Банката отваря входящата поща, депозира всички получени средства в банковата сметка на компанията и сканира плащанията и информацията за парични преводи. Сканираните изображения се публикуват на защитен уебсайт, където счетоводният персонал на компанията има достъп до изображенията, за да приложи плащания към непогасени вземания.

Система за заключване е система от няколко заключващи кутии, които са стратегически разположени в близост до географски клъстери на фирмени клиенти, така че общото време за поща от клиентите до заключващите кутии е сведено до минимум. Система за заключване се насърчава от банките, които печелят фиксирана месечна такса за всяка ключалка, както и такса за обслужване за всяко обработено плащане. Например, компания в Бостън може да избере да има брави в Чикаго, Лос Анджелис, Хюстън и Маями, за да намали пощенския поток за плащания, извършени от клиенти, намиращи се в близост до тези градове.

Банките предоставят услуга за периодичен преглед, за да съответстват на адресите, от които клиентите изплащат плащанията си до местоположенията за заключване, за да се види дали конфигурацията на заключващата кутия е оптимизирана. В противен случай заключващите кутии се преместват в по-ориентирани към клиента местоположения и клиентите се уведомяват да променят адресите си на прехвърляне към новите местоположения. Не се препоръчва непрекъснато преместване на местата за заключване, тъй като това дразни задълженията на служителите на клиентите, които трябва да продължават да актуализират адресите за плащане в своите компютърни системи.

Системата за заключване е отличен начин да се намали плаващата поща за по-голяма компания, която има национална или международна клиентска база. Рядко е необходимо по-малка компания с местна клиентска база да използва повече от една брава в местна банка, тъй като всяко намаление на пощенския поток е повече от компенсирано от свързаните банкови такси.

Тъй като методът на плащане постепенно се отдалечава от чековете и в полза на електронните плащания, необходимостта от системи за заключване вероятно ще намалее.