Книга за покупки

Книгата за покупки е подлига, в която се записват покупките. Книгата за покупки е част от базата данни на счетоводния отдел; не се поддържа от отдела за покупки. Книгата е полезна за разделяне на едно място на запис на сумите, които една компания харчи със своите доставчици. Книгата за покупки показва кои покупки са платени и кои покупки остават неизплатени. Типична транзакция, вписана в дневника за покупките, ще отчете дължима сметка, последвана на по-късна дата от платежна транзакция, която елиминира дължимата сметка. По този начин има вероятност по всяко време да има непогасено салдо за плащане в регистъра.

Ако обемът на покупките е относително нисък, тогава няма нужда от книга за покупки. Вместо това тази информация се записва директно в главната книга.

Ако трябваше да поддържате ръчен запис на регистъра за покупките, той може да съдържа значително повече информация, отколкото току-що беше посочена. Полетата с данни в ръчно изготвена книга за покупки могат да включват следната информация за всяка транзакция:

  • Дата на закупуване

  • Код на доставчика (или име)

  • Номер на фактура на доставчика

  • Номер на поръчката за покупка (ако се използва)

  • Идентификационен код за закупен артикул (може да бъде основният код на артикула или референтният номер на доставчика)

  • Платено количество

  • Платен данък върху продажбите

  • Флаг за плащане (посочва дали е платен или не)

Основният документ, записан в дневника за покупките, е фактурата на доставчика. Също така, ако доставчиците предоставят кредит обратно на бизнеса за такива артикули като върнати стоки или артикули, повредени по време на транзит, тогава вие също записвате кредитни известия, издадени от доставчици, в дневника за покупките. Кредитно известие може също да бъде издадено за отстъпка за обем, въпреки че този кредит може да се отнася за съвкупност от няколко покупки и следователно не може да бъде проследено до отделна сделка за покупка.

Информацията в регистъра за покупки се агрегира периодично и се публикува в акаунт в главната книга, който е известен като контролен акаунт. Контролният акаунт на счетоводната книга на покупките се използва, за да не се затрупва главната книга с огромното количество информация, която обикновено се съхранява в дневника за покупки. Веднага след осчетоводяването салдото в контролната сметка трябва да съответства на салдото в дневника за покупки. Тъй като в контролния акаунт не се съхраняват подробни транзакции, всеки, който иска да проучи транзакциите за покупка, ще трябва да извърши преглед от контролния акаунт към регистъра за покупки, за да ги намери.

Преди да затворите книгите и да генерирате финансови отчети в края на отчетния период, трябва да попълните всички записи в дневника за покупки, да затворите книгата за този период и да публикувате общите суми от книгата за покупки в главната книга.

Подобни условия

Книгата за покупки е известна още като сублигър за покупка или подсметка за покупка.