Трипосочно съвпадение

Трипосочното съвпадение е техника за проверка на плащането, която гарантира, че фактурата на доставчика е валидна. Когато отделът за задължения получи фактура от доставчик, той съответства на следната информация:

  • Информацията във фактурата на доставчика до копие на свързаната поръчка за покупка, която е изпратена до него от отдела за покупки. Поръчката за покупка посочва количеството и цената, на които компанията се съгласява да закупи стоките или услугите, посочени във фактурата на доставчика.

  • Фактурата на доставчика за получаване на документация, изпратена до счетоводния отдел от приемащия отдел, за да се гарантира, че стоките са получени, че са в правилното количество и че са в добро състояние.

По този начин понятието „трипосочно съвпадение“ се отнася до съвпадение на три документа - фактура, поръчка за покупка и отчет за получаване - за да се гарантира, че трябва да се извърши плащане. Процедурата се използва, за да се гарантира, че се възстановяват само разрешени покупки, като по този начин се предотвратяват загуби поради измама и невнимание.

Ако това трипосочно съвпадение разкрие, че фактурата на доставчика е в добро състояние, тогава задълженият персонал обработва фактурата за плащане. В противен случай персоналът се свързва с доставчика по всички открити от него проблеми, които могат да доведат до издаване на ревизирана фактура или може би кредитно известие от доставчика.

Концепцията за трипосочен мач наистина има проблеми. Това е много трудоемко и може да бъде трудно да се натрупа необходимата информация, което може да доведе до забавяне на плащанията, докато разплащателният персонал търси липсваща информация. Закъсненията могат да досаждат на доставчиците и също така да попречат на компанията да вземе отстъпки за предсрочно плащане. Можете да направите трипосочното съвпадение по-ефективно, като:

  • Изключване на фактури за малки долари и повтарящи се от изискването за съвпадение.

  • Разрешаване на платежния персонал да одобрява фактури, ако цените и единиците, посочени във фактурата на доставчика, са в рамките на няколко процента от сумите, посочени в поръчката за покупка.

Налични са и автоматизирани трипосочни решения за съвпадение, които изискват използването на напълно интегрирани системи за планиране на корпоративни ресурси, но дори тези решения ще стартират някои транзакции, за които автоматизираното решение се провали, което изисква ръчно проучване на несъответствията. Тези автоматизирани системи са толкова скъпи, че не са жизнеспособно решение за по-малкия бизнес.