Как да съгласувам инвентара

За да съгласувате инвентара, сравнете броя на инвентара в записите на компанията с действителните суми на рафтовете на склада, разберете защо има разлики между двете суми и коригирайте записите, за да отразят този анализ. Съпоставянето на запасите е важна част от преброяването на цикъла, тъй като персоналът на склада го използва, за да актуализира непрекъснато точността на своите инвентарни записи. Точността на записа на запасите е необходима, за да се гарантира, че заместващите артикули са поръчани своевременно, че материалните запаси са правилно оценени и че частите са на разположение за продажба или производство, когато е необходимо. Необходимо е и съгласуване на инвентара, за да се гарантира, че действителните и отчетените суми на инвентара са еднакви в края на годината, така че няма да има проблеми при одита на инвентара.

Съпоставката на инвентара не е толкова проста, колкото коригирането на баланса на счетоводния баланс, за да съответства на физическото броене. Може да има и други причини, поради които има разлика между двете числа, които не могат да бъдат коригирани с такава корекция. По-специално, трябва да помислите да изпълните някоя или всички от тези стъпки:

  • Пребройте инвентара . Някой може да е преброил неправилно инвентара. Ако е така, накарайте друг човек да го преброи отново (тъй като първият брояч може да направи същата грешка при преброяване за втори път). Освен това, ако физическият брой изглежда значително по-нисък от баланса на счетоводния баланс, възможно е на второ място да има повече инвентар - така че потърсете втори кеш от него. Преброяването е най-вероятната причина за отклонение, така че помислете първо за тази стъпка.

  • Съвпадение на мерните единици . Мерните единици, използвани за преброяването и баланса на счетоводството са еднакви? Едната може да е в отделни единици (известни като „орехи“), докато другата може да е в десетки, или кутии, или лири, или килограми. Ако вече сте извършили повторно преброяване и все още има разлика, която се разделя на порядъци, е вероятно мерните единици да са проблемът.

  • Проверете номера на частта . Възможно е да прочетете неправилно номера на частта на елемента на рафта или да познаете неговата идентификация, защото изобщо няма номер на част. Ако е така, вземете второ мнение от опитен служител на склада или сравнете артикула с описанията в основните записи на артикула. Друг вариант е да потърсите някакъв друг елемент, за който има дисперсия на броя на мерните единици в обратна посока - това може да е номерът на частта, която търсите.

  • Потърсете липсващите документи . Това е голям източник на въпроси за съгласуване на инвентара. Броят на единиците в инвентарните записи може да е неправилен, тъй като е настъпила транзакция, но все още никой не я е регистрирал. Това е огромен проблем за броячите на велосипеди, на които може да се наложи да търсят невключени документи от този вид, преди да се почувстват комфортно при извършване на корекции в инвентарните записи. Други примери за този проблем са разписки, които все още не са въведени (така че инвентарният запис е твърде нисък) или емисии от склада до производствената зона, които не са въведени (така че инвентарният запис е твърде висок).

  • Разгледайте скрап . Скрапът може да възникне навсякъде в компанията (особено в производството) и персоналът може лесно да пренебрегне правилното му записване в инвентарните записи. Ако забележите скромни отклонения, при които записите на инвентара винаги са само малко по-високи от физическите стойности, това е вероятна причина.

  • Проучете възможната собственост на клиента . Ако изобщо нямате запис на инвентарен елемент в счетоводните регистри, може да има основателна причина за това, което е, че компанията не го притежава - клиент го има. Това е особено често, когато компанията преустройва или подобрява продукти за своите клиенти.

  • Проучете възможната собственост на доставчика . За да проследите последния артикул, възможно е също така да имате на склад артикули, които са на консигнация от доставчик и следователно са собственост на доставчика. Това е най-често в търговска среда и е малко вероятно другаде.

  • Проучете записите на обратното промиване . Ако вашата компания използва обратното промиване, за да промени записите на материалните запаси (където освобождавате запасите въз основа на броя на произведените готови стоки), тогава сметката на материалите и производствените номера на готовите стоки е по-добре да са в отлично състояние, или процесът на помирение ще бъде болезнен . Обратното промиване не се препоръчва, освен ако производственото ви водене на записи е превъзходно.

  • Приемете дисперсията . Ако всички форми на разследване се провалят, тогава наистина нямате друг избор, освен да промените записа на инвентара, за да съответства на физическия брой. Възможно е в крайна сметка да бъде открита друга грешка, която обяснява несъответствието, но засега не можете да оставите отклонение; при съмнение физическият брой е правилен.

Свързани курсове

Как да одитираме инвентара

Управление на инвентара