Определение на отрицателната отговорност

Отрицателният пасив обикновено се появява в баланса, когато дадено дружество изплаща повече от сумата, изисквана от пасива. Например, ако случайно платите фактура на доставчик два пъти, първото плащане ще намали първоначалното задължение, записано в сметките, до нула, докато второто плащане няма да има компенсиращо задължение, което води до отрицателно задължение в баланса.

Отрицателните задължения обикновено са за малки суми, които се обединяват в други задължения. Те често се появяват в регистъра на задълженията като кредити, които кредиторският персонал на компанията може да използва за компенсиране на бъдещи плащания към доставчици. Технически, отрицателният пасив е актив на компанията и поради това трябва да бъде класифициран като предплатен разход.

Повечето отрицателни пасиви се създават по погрешка, така че тяхното присъствие показва проблеми с основната счетоводна система. Например счетоводният софтуер може да не разпознава и маркира дублиращи се номера на фактури на доставчика, което позволява фактурите, които са били изпратени повече от веднъж, да бъдат платени отново.