Грешки при пробния баланс

Пробното салдо е обобщено ниво на изброяване на общия дебит или кредит във всяка сметка. Обикновено използвате първоначалния или некоригиран пробен баланс по две причини:

  • За да се гарантира, че общата сума на всички дебити се равнява на сумата на всички кредити, като по този начин се гарантира, че всички базисни транзакции са в баланс.

  • Да се ​​използва като отправна точка за коригиране на записи, които ще приведат информацията в пробния баланс в съответствие със счетоводна рамка, като общоприети счетоводни принципи или международни стандарти за финансово отчитане.

Този некоригиран пробен баланс може да съдържа редица грешки, само няколко от които са лесни за откриване във формата на отчета за пробния баланс. Ето по-често срещаните грешки с предложения как да ги намерите:

  • Записи, направени два пъти . Ако запис е направен два пъти, пробният баланс ще остане в баланс, така че това не е добър документ за намирането му. Вместо това за текуща транзакция може да се наложи да изчакате проблемът да се разреши сам. Например дублирана фактура на клиент ще бъде отхвърлена от клиента, докато дублирана фактура от доставчик (надяваме се) ще бъде забелязана по време на процеса на одобрение на фактурата.

  • Записите изобщо не са направени . Невъзможно е да се намери на пробния баланс, тъй като го няма (!). Най-добре е да поддържате контролен списък със стандартни записи и да проверите дали всички те са направени.

  • Записи в грешен акаунт . Това може да се види с бърз поглед на пробното салдо, тъй като акаунт, който преди това изобщо не е имал салдо, сега има такъв. В противен случай най-добрата форма на корекция е превантивната - използвайте стандартни шаблони за запис на дневник за всички повтарящи се записи.

  • Обратни записи . Запис за дебит може погрешно да бъде записан като кредит и обратно. Този проблем може да бъде видим на пробния баланс, особено ако записът е достатъчно голям, за да промени знака на краен баланс на обратния на обичайния си знак.

  • Транспонирани числа . Цифрите в число може да са сменени. Това е лесно да се намери, тъй като основното вписване е небалансирано и следователно не би трябвало да бъде прието от счетоводния софтуер. Ако се използва ръчна система, общите записи в дневника трябва да се сравняват с общите суми в пробния баланс. Този брой е свързан със следния.

  • Небалансирани записи . Това е изброено последно, тъй като е невъзможно в компютърна среда, където записите трябва да бъдат балансирани или системата няма да ги приеме. Ако използвате ръчна система, тогава проблемът ще бъде очевиден в общите стойности на колоната на пробния баланс. Намирането на точното вписване обаче е значително по-трудно и ще изисква подробен преглед на всяко вписване или поне на общите суми във всяка дъщерна книга, която се търкаля в главната книга.

Винаги, когато коригирате грешка, не забравяйте да използвате ясно обозначен запис в дневника с подкрепяща документация, така че някой друг да може да проследи работата ви по-късно.