Записване на счетоводни транзакции

Когато възникне счетоводна транзакция, тя може да бъде записана в книгите на организацията по редица начини. Следните точки отбелязват най-често срещаните налични методи:

  • Записи в дневника. Най-основният метод, използван за записване на транзакция, е записът в дневника, където счетоводителят въвежда ръчно номерата на сметките и дебити и кредити за всяка отделна транзакция. Този подход отнема много време и е обект на грешки и затова обикновено е запазен за корекции и специални записи. В следващите точки отбелязваме по-автоматизираните подходи, използвани в счетоводния софтуер за записване на по-често срещаните счетоводни транзакции.

  • Получаване на фактури от доставчика . Когато се получи фактура на доставчик, счетоводителят я вписва в модула за задължения в счетоводния софтуер. Модулът автоматично създава запис в дневник, който дебитира съответната сметка за сметка или актив и кредитира сметката за задължения на задължения.

  • Издаване на фактура на доставчика . Когато трябва да се създаде фактура за клиент, счетоводителят въвежда съответната информация за цената, количеството единица и приложимия данък върху продажбите в модула за фактуриране в счетоводния софтуер. Модулът автоматично създава запис в дневник, който дебитира или пари в брой, или сметката за вземания, и кредитира сметката за продажби. Възможно е също да има кредит по сметката за задължение за данък върху продажбите.

  • Издаване на плащания на доставчици . Когато доставчиците са платени, счетоводителят проверява номерата на фактурите, които трябва да бъдат платени в модула за задължения в счетоводния софтуер. След това софтуерът отпечатва чекове или издава електронни плащания, като същевременно дебитира сметката за плащане и кредитира касата.

  • Издаване на заплати . Когато трябва да се плаща на служителите, счетоводителят въвежда ставките на заплащане и отработените часове на всички служители в модула за заплати на счетоводния софтуер. Модулът автоматично създава запис в дневник, който дебитира сметките за компенсации и данъци върху заплатите и кредитира пари. Това може да бъде доста сложно влизане, тъй като може да се обърне и към запори и други удръжки и да запише отделно няколко вида данъци върху заплатите.

Всички тези методи за запис създават записи в главната книга или в помощна книга, която след това се търкаля в главната книга. Оттам транзакциите се обобщават във финансовите отчети.