Контрол на запасите

Инвестицията на компанията в инвентара обикновено е голяма и може да се състои от много стоки, които могат лесно да бъдат откраднати и препродадени. Ако инвентарът съдържа предимно суровини, проследяването им е от съществено значение, за да се гарантира, че производствените процеси, които го използват, няма да останат без материали. Това означава, че трябва да приложите набор от контроли, или за предотвратяване на кражба, или за да сте сигурни, че производствената операция няма да има недостиг на входове. По-долу ще опишем редица ключови контроли, които да вземете предвид при инвестицията си в запаси. Основните вътрешни контроли за вашия инвентар са:

  • Оградете и заключете склада . Единственият най-важен контрол на запасите е просто заключване на склада. Това означава, че изграждате ограда около инвентара, заключвате портата и допускате само оторизиран персонал в склада.

  • Организирайте инвентара . Може да не изглежда като контрол за просто организиране на инвентара в склада, но ако не можете да го намерите, не можете да го контролирате. По този начин фундаментална основа за вътрешния контрол на инвентара е да се номерират всички места, да се идентифицира всеки инвентар и да се проследят тези елементи по местоположение.

  • Пребройте всички входящи инвентаризации . Не приемайте само думата на доставчика, че посоченото в доставката количество е правилното. Пребройте инвентара, преди да го запишете като получен. Това предпазва от въвеждане на грешки в инвентарните записи.

  • Проверете входящия инвентар . Уверете се, че всички входящи инвентари са от правилния тип и не са повредени. Всички артикули, които не са успели при проверката, трябва да бъдат върнати наведнъж, а задълженията на персонала уведомяват, че върнатите артикули не трябва да се плащат.

  • Маркирайте целия инвентар . Всеки остатък от инвентара в склада трябва да бъде идентифициран с етикет, който посочва номера на частта, описание, мерна единица и количество. В противен случай инвентарните елементи са длъжни да бъдат погрешно идентифицирани.

  • Обособени клиентски инвентар . Ако на място има инвентар, който клиентите притежават, персоналът на склада вероятно ще го преброи така, сякаш е собственост на компанията, така че има създадена процедура за етикетиране на тези артикули като собственост на клиента, когато пристигнат, и ги отделете обособена част от склада.

  • Стандартизирайте воденето на записи за събиране на инвентара . Когато даден артикул е взет от рафта в склада, за използване или в производствената зона, или за продажба на клиенти, имайте стандартна процедура за записване на мотивите веднага щом напуснат склада (което е по-лесно, ако има складова ограда , а инвентарът може да премине само през една контролирана порта).

  • Знак за целия инвентар, изваден от склада . Ако инвентарните предмети се изнасят от склада по причини извън обичайния процес на бране, помолете лицето, което премахва инвентарния знак, за да бъде премахнато, така че да има запис на това кой е отговорен.

  • Одитирайте описанието на материалите . Спецификацията е запис на частите, използвани за конструиране на продукт. Спецификацията се използва за избор на артикули от склад, така че ако сметката е неправилна, берачите ще изтеглят неправилни суми от склада. Това изисква периодичен одит на всяка сметка, както и достъп само с парола до записите на сметката в компютърната система.

  • Проследяване на допълнителни заявки и връщания . Ако производственият персонал поиска допълнителни емисии на части или върне излишните суми в склада, тогава има грешка в документите за бране (евентуално в спецификацията, както току-що бе отбелязано).

  • Провеждайте периодичен преглед на остарелите инвентаризации . Складът в крайна сметка може да се задави със остарял инвентар, който не може да се използва, което изисква високи разходи за съхранение и също така пречи на компонентите, които са необходими в производството. Оформете съвет за преглед на материалите, който периодично преглежда записите на инвентара, за да определи кои артикули трябва да бъдат продадени или елиминирани по друг начин.

  • Провеждайте броя на циклите . Накарайте персонала на склада да извършва малки, чести преброявания на малка част от инвентара и да разследва и коригира всички открити грешки. Това постепенно подобрява точността на записа на инвентара.

  • Изследвайте инвентарните записи с отрицателно салдо . Ако счетоводните регистри показват, че има налични отрицателни материални запаси, тогава очевидно има недостатък в транзакцията, който е причинил отрицателното салдо. Това е основна цел за подробно разследване.

  • Записвайте транзакции на скрап . Не хвърляйте само скрап в кошче за скрап, когато това се случи. Ако го направите, счетоводната система все още смята, че бракуваният артикул е на склад и по този начин ще надцени количеството запаси. Вместо това създайте процедура за редовно проследяване на скрап.

Все още могат да възникнат редица проблеми с точността на записа на инвентара, въпреки тези контроли, така че бъдете готови да добавите още контроли, ако проблемите продължават.