Системата за авансови средства

Системата за авансови средства е счетоводна система за изплащане и впоследствие попълване на дребни пари. Дребните парични средства са малък резерв от парични средства, съхранявани на място на място за бизнес за случайни нужди от пари. Системата за авансови средства е проектирана да осигури елементарен ръчен метод за проследяване на салда в дребни пари и как се използват паричните средства. Основните характеристики на системата за авансови средства са:

  • Фиксирана сума в брой се разпределя в дребен касов фонд, който се посочва в отделна сметка в главната книга.

  • Всички разпределения на пари от касата за дребни пари се документират с касови бележки.

  • Разписките за изплащане на дребни пари се използват като основа за периодично попълване на касата за дребни пари.

  • Различията между очакваното и действителното салдо на фонда редовно се преглеждат и изследват.

По същество разходите се признават, когато се извършват нови попълнения на пари в касата за дребни пари от разплащателната сметка на компанията. Когато паричните средства се плащат от разплащателната сметка, вписването представлява дебит на различните разходи, за които постъпленията се предоставят от попечителя на дребните пари, и кредит по касовата сметка.

Освен ако размерът на паричните средства, присвоени на касата за дребни пари, не е променен умишлено, няма причина някога да има друго вписване в сметката, използвано за документиране на остатъка от дребни пари, тъй като всички попълнения на дребни парични средства идват от разплащателната сметка на компанията.

Основната характеристика на тази система е необходимостта от документиране на всички разходи. Това е отличен начин да се поддържа високо ниво на контрол върху плащанията в брой.

Популярността на системата за авансови средства намалява, тъй като много фирми предпочитат да използват фирмени кредитни карти за случайни покупки или да накарат служителите да плащат в брой и след това да кандидатстват за възстановяване чрез системата за възстановяване на корпоративни разходи. Също така системата за авансови средства може да причини изтичане на пари от даден бизнес, или чрез кражба на пари в брой, или поради това, че попечителят на дребни пари не прави правилната работа по записване на плащанията.