Списание за покупки

Дневник на покупките е дневник на дъщерно ниво, в който се съхранява информация за транзакции за покупка. Този дневник се среща най-често в ръчна счетоводна система, където е необходимо транзакциите за покупки с голям обем да не затрупват главната книга. Всички видове покупки, направени на кредит, се записват в дневника за покупки, включително следното:

  • Канцеларски материали

  • Услуги

  • Стоки, придобити за препродажба

Всяка транзакция, вписана в дневника за покупки, включва кредит по сметката на задълженията и дебит по сметката за разходи или активи, за която се отнася покупката. Например дебитът, свързан с покупка на офис консумативи, ще бъде към сметката за разходи за доставки. Дневникът също така включва датата на запис, името на доставчика, на когото се плаща, референтен документ на източника и номера на фактурата. Незадължителни допълнения към този основен набор информация са датата на падежа на плащането и упълномощаващият номер на поръчката за покупка.

Периодично и не по-късно от края на всеки отчетен период информацията в дневника за покупки се обобщава и публикува в главната книга. Това означава, че покупките, посочени в главната книга, са само на най-агрегираното ниво. Ако човек проучваше подробностите за покупка, ще е необходимо да се върне в дневника за покупки, за да намери препратка към документа източник.