Разликата между дневник и книга

Списанията и дневниците са мястото, където бизнес транзакциите се записват в счетоводна система. По същество информацията на ниво детайли за отделните транзакции се съхранява в един от няколкото възможни списания, докато информацията в списанията след това се обобщава и прехвърля (или осчетоводява) в книга. Процесът на командироване може да се извършва доста често или може да бъде толкова рядък, колкото в края на всеки отчетен период. Информацията в регистъра е най-високото ниво на агрегиране на информация, от което се изготвят пробни баланси и финансови отчети.

Обикновено потребителят на финансова информация ще преглежда информацията на обобщено ниво, съхранявана в регистър, може би използвайки анализ на съотношението или анализ на тенденциите, за да открие аномалии, които изискват допълнително проучване. След това те се позовават на основната информация в списанието, за да получат достъп до подробностите за това, което съставлява информацията в дневника (което може да доведе до още по-подробно разследване на подкрепящите документи). По този начин информацията може да се прехвърля от списания към счетоводни книги, за да се изготвят финансови отчети, и да се търкаля обратно, за да се разследват отделни транзакции.

Може да има няколко списания, всяко от които обикновено се занимава с големи обеми области, като транзакции за покупка, касови бележки или транзакции за продажба. По-рядко срещаните транзакции, като амортизационни записи, обикновено се групират в общия дневник.

Информацията се записва в списания в хронологичен ред по отделни транзакции, което улеснява сортирането на информацията и намирането на специфичните елементи, от които потребителите се нуждаят. Информацията се записва в книга в редица акаунти, които обикновено се сортират в следния ред:

  • Сметки за активи

  • Сметки за отговорност

  • Сметки в собствения капитал

  • Сметки за приходи

  • Сметки за разходи

В компютъризирана счетоводна система понятията списания и дневници могат дори да не се използват. В по-малка организация потребителите могат да вярват, че всички техни бизнес транзакции се записват в главната книга, без съхранение на информация в дневник. Компаниите с огромен обем транзакции все още могат да използват системи, които изискват разделяне на информацията в списания. По този начин понятията са донякъде размазани в компютъризирана среда, но все още са валидни в ръчна счетоводна среда.