Коригиране на влизането

Коригиращ запис е запис в дневник, който се прави, за да се поправи грешна транзакция, която преди това е била записана в главната книга. Например месечната амортизация може да е била направена погрешно в сметката за амортизационни разходи. Ако е така, коригиращото вписване е да премести записа в сметката за амортизационни разходи, като кредитира сметката за амортизационни разходи и дебитира сметката за амортизационни разходи. Като алтернатива първоначалното вписване би могло да бъде обърнато и заменено с ново вписване, което правилно начислява разходите по амортизационната сметка.

Коригиращите вписвания обикновено се правят само от по-опитния счетоводен персонал, тъй като те имат по-добро разбиране на счетоводната система и въздействието на създаването на специални счетоводни записи върху финансовите отчети. Може да има смисъл администраторът да одобри всички предложени коригиращи записи, преди да бъдат направени, за да се гарантира, че второ лице проверява дали дадено влизане ще има желания ефект.

Особено важно е да се документира изцяло коригиращ запис, тъй като тези елементи са особено трудни за разбиране след изминало време. Това означава да прикачите към всяка документация на дневника на оригиналната грешка, както и бележки относно начина, по който коригиращият запис е предназначен да поправи първоначалната грешка. Документацията е особено ценна, ако изглежда вероятно одиторите на компанията по-късно да прегледат коригиращо вписване.

Трябва да се направи коригиращ запис веднага щом се открие и оцени грешка. В противен случай е много вероятно записът никога да не бъде коригиран; това е така, защото корекцията на грешки попада извън нормалния поток на обработка на транзакции, така че няма работен календар или процедура, която да следи дали тези транзакции се преследват.

Коригирането на записите отнема много време. Следователно може да има смисъл да се проследи броят на коригиращите записи, направени по месеци, за да се види дали основните проблеми, причиняващи тези записи, са разрешени. Ако е така, ще има по-малка нужда от коригиране на вписванията, а счетоводителите ще разполагат с повече време за други задължения.